رشد کسب و کار با مدیریت مشارکتی

مجله موفقیت: مدیریت مشارکتی، ابزاری نیرومند برای ایجاد مشارکت، تعهد، وفاداری و مالکیت کار است. تعهد کارمندان به انجام کار با کیفیت، نسبت مستقیمی با میزان مشارکت آنها در تعیین اهداف و معیارها دارد.

به عقیده سقراط، ما فقط وقتی چیزی را یاد می گیریم که درباره اش گفتگو کنیم. ارتباط تک به تک مستقیمی میان گفتگو و انگیزش وجود دارد. اگر می خواهید افرادتان انگیزه انجام کارهای عالی را داشته باشند و از خودباوری و اعتماد به نفس بالا لذت ببرند، باید به آنها فرصتی داده شود تا مرتبا با مدیر درباره کاری که انجام می دهند، صحبت کنند.

مدیر برای کسب نتیجه جادویی از مدیریت مشارکتی، باید تعهدی واقعی به این فرایند داشته باشد. باید باور کنید که افراد به مشارکت اهمیت می دهند. باید احساس کنید که کارمندان حق دارند در تعیین کار، معیارها و روش انجام کارها مشارکت داشته باشند.

دو نشانه عملکرد عالی

روانشناسان دریافته اند که دو مورد از مهمترین نشانه های موفقیت در بزرگسالی، توقعات مثبت والدین به همراه محیط خانوادگی آزاداندیش است. از آنجایی که بزرگسالان فقط کودکانی با بهانه های بهتر هستند، دو مشخصه ای که نشانه بزرگسالان موفق است در محیط کار نیز اهمیت دارد: «انتظارات مثبت» و «محیط آزاد اندیشانه».


اثربخش ترین تیم های کاری، دموکراتیک ها هستند؛ یعنی رئیس و کارمندان در قالب یک تیم با هم کار می کنند و همه در مورد کارهایی که باید انجام شود، بحث و تبادلِ نظر فعالانه دارند. هرچه بیشتر با اعضای تیم ملاقات کنید، احساس مشارکت آنها نیز بیشتر می شود و عزت نفسیشان بالاتر می رود. یکی از بهترین مثال ها، خانواده است. روابط منظم برای خانواده همان گرد آمدن دور میز شام و بازی و صحبت است. اگر زمان مشخصی را با اعضای خانواده خود سر میز شام نگذرانید و زمانی که با هم نیستید، ارتباط منظمی با آنها نداشته باشید، زندگی خانوادگی تان به سرعت رو به زوال می گذارد. زندگی کاری نیز همینطور است.

پنج کلید ساخت تیم

پنج عنصر مهم برای ایجاد یک تیم کاری با عملکردی فوق العاده عبارتند از:

۱- اهداف کلی و جزیی مشترک: اعضای تیم به طور منظم با یکدیگر دیدار می کنند تا درباره اهداف کلی و جزیی، کارهایی که باید انجام شود، زمان انجام کارها و استانداردهای کیفی بحث کنند.

۲- ارزش های مشترک و اصول راهنما: اعضای تیم درباره روش انجام کار در کنار هم و ارزش های مشترکشان از جمله وقت شناسی، مسئولیت پذیری، سودمندی، همکاری و حفظ تعهداتشان به یکدیگر بحث می کنند و به توافق می رسند.

۳- برنامه های اجرایی مشترک: همه افراد، وظیفه هر کدام از اعضای تیم را برای دستیابی به هدف اصلی می دانند و همه اعضا به انجام به موقع کار خود بر اساس معیارهای لازم متعهد هستند.

۴- رهبر اجرایی: مدیر یا رهبر تیم وظیفه خود می داند که مطمئن شود. سایر افراد موارد لازم برای انجام درست و کامل کارهایشان را در اختیار دارند. وظیفه مدیر این است که هر مانع و مشکلی را از سر راه اعضای تیم بردارد تا آنها کارشان را به موقع انجام دهند.

۵- بررسی و بازخورد منظم: تیم جلسات ملاقات منظمی دارد تا این سؤال پرسیده شود «عملکرد ما چگونه است؟» تعامل مثبت و بحث آزادی بین آنها وجود دارد که موجب بهبود توان تیم در جهت کسب نتایج بیشتر و بهتر می شود.

در مدیریت مشارکتی، مدیر نقش مربی یا شریک کار را برعهده دارد. مدیر، وظیفه دارد روش کار را به افراد گوشزد کند و هدایت کننده و مشوق آنها باشد. در جلسات مدیریت مشارکتی، مدیر وظایف را واگذار و درباره کارهای در دست اجرا، صحبت می کند و مطمئن می شود که هر کس سخنان و کارهای دیگران را شنیده است. کارمندان هم درباره همه چیز بحث می کنند.

افراد فقط تا حدی در کاری مشارکت می کنند و درباره آن هیجان زده می شوند که بتوانند عقاید و نظراتشان را به طور منظم در آن لحاظ کنند. هر چه بیشتر درباره کار، اقداماتی که باید انجام دهید و بهترین راه انجام آن صحبت کنید، تعهد، وفاداری و اشتیاق بیشتری را در افراد به وجود می آورید.

افراد را آگاه نگه دارید

یکی از مهمترین محخرک های احساس «در جریان کارها بودن» است. کارمندان شاد گزارش می دهند که احساس می کنند از کارشان و از همه اتفاقات اطرافشان کاملا آگاهی دارند. آنها احساس اعضای محترم نهاد بزرگتری را دارند که در دستیابی به اهداف کلی و جزیی شرکت مشارکت می کنند.

یکی از روش های مشاوران مدیریتی برای ارزیابی جو شرکت یا بخش، توجه به نوع ضمایری است که کارمندان برای توصیف خود، کار و سازمانشان مورد استفاده قرار می دهند. در بهترین سازمان ها، افراد در هنگام توصیف شغلشان از ضمایر «من و مال من» و هنگام توصیف کسب و کارشان از ضمایر «ما و مال ما» استفاده می کنند در حالی که در سازمان هایی که اثربخشی کمتری دارند، کارمندان هنگام صحبت از سازمان از واژگان «آنها، آنها را و شرکت» استفاده می کنند؛ گویی سازمان از فرد کارمند جداست.

یکی از مهمترین ویژگی های افراد با انگیزه احساس «مالکیت» است. اساسا شرکت و مدیر، مالکیت و مسئولیت تعیین اهداف و انجام وظایف را برعهده دارد؛ تا جایی که به کارمند مربوط می شود، آنها شرکایی هستند که به رئیس کمک می کنند تا کار به انجام برسد.

حس مالکیت ایجاد کنید

با اینحال، هر چه بیشتر با کارمندانتان مشارکت داشته باشید، یعنی درباره کاری که باید انجام شود و نیز بهترین روش انجام کارها با آنها صحبت کنید، کارمندان حس مالکیت بیشتری نسبت به کار خواهند داشت و نیز به تدریج آن را متعلق به خود می دانند. وقتی این «انتقال مالکیت» روی می دهد، کارمندان باانگیزه تر می شوندو برای انجام درست و به موقع کار مصمم تر خواهند شد؛ زیرا کار، اکنون مایملک طبیعی آنهاست و به آنها تعلق دارد. کارشان، دارایی شان است ودر صورت انجام درست کار، بازتابی از قابلیت های شخصی آنهاست.

وقتی کارمندان، کاری را که متعلق به خودشان است، انجام می دهند، رضایت بیشتری به دست می آورند و احساس برنده ها را دارند. عزت نفسشان افزایش می یابد و برای انجام وظایف و مسئولیت های جانبی که همان احساس مثبت را به آنها القا می کند، مشتاق تر خواهند شد. وجود این احساس مالکیت در همه افرادی که به شما گزارش می دهند، برای ایجاد محیطی با عملکرد عالی حیاتی است.

استفاده از مدیریت موردی

هدف شما به عنوان مدیر، آزاد کردن ۵۰ درصد عملکردی است که کارمندان درون خود حبس کرده اند. با دادن انگیزه به آنها برای عملکرد بهتر به این هدف می رسید؛ به این دلیل که خود کارمندان می خواهند و نه به این خاطر که مجبورند به یاد داشته باشیدکه نمی توانید از بیرون به کسی انگیزه دهید. فقط می توانید محیطی خلق کنید که بیدارکننده انگیزه درونی فرد برای انجام کار بیشتر و بهتر است.

مدیریت موردی، یک ابزار مدیریتی فوق العاده است که می توان در هر شرایطی از آن استفاده کرد. این ابزار انگیزه ای عالی برای افزایش عملکرد است؛ زیرا اطمینان و شایستگی بیشتری به افراد می بخشد. همچنین مدیریت موردی شما را قادر می سازد تا کارهای بیشتری انجام دهید و مهارت ها و استعدادهای شخصی تان را به عنوان مدیر، چندین برابر کارمندان کنید.

کار را به آنها بسپارید

مدیریت موردی، زمانی مورد استفاده قرار می گیردکه وظیفه ای را واضح و کامل به شخص دیگری محول می کنید. شما و شخص مقابل درباره کاری که باید انجام شود، روش ارزیابی و مهلت سررسید آن صحبت می کنید و به توافق می رسید. در صورت لزوم، برنامه مشخصی را برای بررسی فرایند در بازه های از پیش تعیین شده ترتیب می دهید و سپس فرد را برای انجام کار تنها می گذارید؛ به جز مواقعی که از معیارهای مورد توافق انحرافی صورت گیرد و یا مشکلی غیرمنتظره پیش آیند.

کارمند فقط باید انحرافات از برنامه را گزارش دهد؛ تا زمانی که همه چیز آرام است و کار مطابق برنامه پیش می رود، هیچ گزارشی لازم نیست. اگر سختی از فرد نشنیدید، می توانید مطمئن باشید که همه چیز طبق برنامه پیش می رود.

برای مثال، وقتی هدف فروش مشخصی مثل ۱۰۰۰ واحد در هر هفته تعیین می کنتید، فرد مسئول پروژه باید فقط زمانی نزدتان بیاید که فروش هفتگی از ۱۰۰۰ واحد پایین تر آمده باشد؛ در غیر اینصورت، کارمند مجبور نیست به شما گزارش دهد. او به شیوه خودش، آزادی و اختیار کامل را برای انجام کار دارد.

با مدیریت موردی می توانید روند پیشرفت کار را گهگاه تحت کنترل داشته باشیداما در مدیریت هدف محور باید در مقابل وسوسه دخالت، به هر شکلی، مقاومت کنید. هر چه آزادی و مسئولیت بیشتری به کارمندان بدهید تا کار را به روش خودشان انجام دهند، مثبت تر و با انگیزه تر خواهند شد.


مدیریت موردی نیز مانند مدیریت براساس هدف موجب صرفه جویی قابل توجهی در وقت می شود. وقتی خود را از نظارت و کنترل دائم بر پیشرفت کارها مطابق برنامه خلاص کنید، زمان بیشتری برای انجام وظایف دیگر دارید و وقتی کارمند کارش را به انجام می رساند، چنان غرور و رضایتی در خود احساس می کند که می تواند بگوید «من کار را انجام داده ام».

همیشه مدیران عالی شرایطی ایجاد می کنندکه کارمندان احساس کنند کار را شخصا و با حداقل دستورالعمل، هدایت یا نظارت انجام داده اند؛ دذر نتیجه احساس بُرد دارند و احساسی مثبت و شاد و حتی انگیزه و اشتیاق انجام کارهای بیشتر و انجام وظایف بیشتری را خواهند داشت.

به عقیده «کنفوسیوس» نشانه مدیری فوق العاده این است که وقتی کار تمام شد، افرادش بگویند که ما انجامش دادیم. مدیریت موردی، ابزاری است که می توانید برای دستیابی به همه این اهداف مدیریتی به طور منظم از آن استفاده کنید. همچنین مانند مدیریت هدف محور در مورد افرادی که شایستگی شان ثابت شده است، بهتر جواب می دهد. فقط زمانی از این تکنیک استفاده کنید که افراد از خود توانایی انجام درست و مداوم کار را نشان داده اند.

دو نیاز اساسی را تامین کنید

افراد برای داشتن بهترین عملکرد در دنیای کار دو نیاز اساسی دارند. اولین مورد «نیاز استقلال» است که در آن فرد به دیده شدن، مورد احترام واقع شدن و برجسته شدن برای عملکرد فردی نیاز دارد. افراد نیازمندند تا به سبب موفقیت فردی خود، مورد توجه قرار گیرند و احساس کنند که خاص هستند. دومین نیاز هر شخص در محیط کار «نیاز وابستگی» است.

افراد دوست دارند بدانند که بخشی از چیزی بزرگتر از خودشان هستند. افراد دوست دارند بخشی از تیم باشند. روانشناس معروف «آبراهام مازلو» آن را «نیاز تعلق» می نامد که این واژه، به معنای نیاز به شناخته و پذیرفته شدن به عنوان بخشی از گروه در محیط کار است. سازمان ها و مدیران خوب محیط هایی را به وجود می آورند که افراد از یک سو احساس استقلال و اهمیت دارند اما نیاز به تعلقشان هم با این احساس تامین می شود که بخشی از تیم یا بخشی از سازمانی بزرگتر هستند. ساختارهای پاداش دهی در سازمان های عالی به گونه ای طراحی شده اند که نه تنها به عملکرد مستقل بلکه به عملکرد تیمی هم پاداش دهند.

مدیریت هدف محور و مدیریت موردی دو رویکردی هستند که به کارمندان این امنکان را می دهد تا نیاز اساسی خود را به استقلال تامین کنند که موجب انگیزش آنها برای عملکرد بهتر است.