تکنولوژی های ضد مدیریتی!
کارآیی يك مدير، علاوه بر مهارت او در استفاده از ايميل و ديگر وسايل ارتباطي الكترونيكي، به توانايي او در صرف نظر از استفاده آنها هم بستگی دارد.
دنیای اقتصاد : کارآیی يك مدير، علاوه بر مهارت او در استفاده از ايميل و ديگر وسايل ارتباطي الكترونيكي، به توانايي او در صرف نظر از استفاده آنها هم بستگی دارد.
آیا امکان داشته که حتی برای چند دقیقه از اینترنت استفاده نکنید؟ به آخرین باری که وسایل الکترونیکی خود را خاموش کرده‌اید، فکر کنید. آيا در آن موقع در خانه بودید و تعطيلات آخر هفته را می‌گذراندید يا در دفتر كارتان حضور داشتید؟
امروزه گوشی‌های بلک‌بری، iPhone، آندرویدها، iPadها و ديگر ابزارهای ديجيتالي و هوشمند، زندگی ما را دچار تحول می‌کنند. همچنين ماهیت نحوه انجام کارها، زمان و مکان آن را تغییر می‌دهند.
اين واقعيت جديد، مفاهیم عميقي در مديريت به وجود آورده است، هر چند که مطالعات در خصوص اين موضوع خيلي محدود بوده است. ما مي‌دانيم كه مديران در هر سطحي كه باشند، حداقل نيمي از زمان خودشان را صرف جمع‌آوري، دريافت و انتشار اطلاعات مي‌كنند.
تكنولوژي‌هاي جديد سرعت و پهناي اين ارتباطات را در فواصل زياد گسترش داده‌اند. با این وجود، مطالعاتي كه به نيم قرن پيش و شايد هم بيشتر برمي‌گردند (خيلي قبل‌تر از پيدايش ايميل) روشن ساخته كه ویژگی مديريت با سطح بالايي از تنوع، اختصار، تکه تکه شدن و شايد مهم‌تر از همه وقفه در کار، مشخص مي‌شود.
مدیران موقع تلاش براي فيصله دادن اختلافات و پاسخ به تقاضاهای مختلف، همیشه توجهشان از يك فعاليت به سمت ديگري معطوف مي‌شود. اولين مطالعه از اين دست كه توسط سون كارسون و مديرانی از سوئد در اواخر دهه ۴۰ ميلادي انجام شد (زمان پيدايش اولين كامپيوتر) نشان داد كه مديران غرق در گزارش‌هایی بودند که به آنها می‌رسید، البته اگر فقط می‌دانستند که چه چیزی قرار است به دست آنها برسد.
به نظر می‌رسد ابزارهاي فناوري، به مديران براي كنار آمدن با اين عوامل حواس پرتی كمك كرده است. براي مثال، تلفن‌های هوشمند امكان رسيدگي به موقع تقاضاهاي مختلف را به آنها می‌دهد و بین وقفه‌های کاری لحظاتی را به وجود می‌آورد تا به وظایف کوچک‌تر خود عمل کنند. اما تكنولوژي‌هاي جديد قادرند تاثيرات منفي و نگران كننده ناخواسته‌اي را هم به بار آورند؛ مديران بايد خطر اعتماد و تكيه بيش از حد به ارتباطات الكترونيكي را درک کنند.
توجه نكردن به مفهوم
مديريت يك علم نيست، بلکه تمريني دقيق، ظريف و داراي جزئيات است كه معمولا در حين انجام كار و از طریق توجه کردن به حركات بدن و تن صدای افراد آموخته مي‌شود. اين «اطلاعات نرم» جزو لاینفک مدیریت بوده و با صحبت كردن و با گوش کردن به افراد دیگر در نشست‌ها، ملاقات‌های اتفاقی يا تلفني حاصل مي‌شود. استفاده صرف از لغات - ارسال پيام متني يا ايميل - جزئياتي را كه از طريق ديدن و شنيدن افراد، تبادل نظر و تلاش براي توافق کردن با آنها به دست مي‌آيد، حذف مي‌كند. تكنولوژي اطلاعات بايد سطح ارتباطات شما را بالا ببرد؛ اما نمي‌تواند جايگزيني براي تعاملاتي باشد كه موجب ایجاد اعتماد می‌شود، دیدگاه‌ها را به اشتراک می‌گذارد و سطح جامعه را ارتقا مي‌دهد.
در واقع، مديراني كه فقط از طريق كيبورد خود در دسترس هستند، ارتباط خود را با کل دنياي بیرون از كيبورد و كامپيوتر از دست داده‌اند. آنها وسعت را جایگزین عمق می‌کنند. یکی از تحقيقات اخیر نشان مي‌دهد كه ارتباطات تکنولوژیک ما امروزه بيشتر و گسترده‌تر شده، اما روابط انسانی ما کاهش یافته است. فيس‌بوك و LinkedIn می‌توانند تعاملات شخصي ما را به عنوان يك مدير موفق تکمیل كنند، اما هرگز جايگزيني براي اين تعاملات نخواهند بود. مديراني كه فكر مي‌كنند می‌توانند از طريق ايميل از اوضاع بخش كاري خود مطلع شوند، ممكن است به مشكل بخورند. آنها حقايق را جمع‌آوري می‌کنند، اما مفهوم را از دست خواهند داد. استفاده فزاينده از توييت‌هاي ۱۴۰ كاراكتري براي انتقال عقاید يك سازمان يا شخص ممكن است منجر به از بين رفتن و حذف بيشتر جزئيات شود.
تكنولوژي‌های جديد همچنين ناآرامی و عدم تمركز ذاتي در كارهاي مديريتي را بیشتر می‌کنند و گاهي باعث مي‌شوند مديران رفتارهاي نامعقولي از خود بروز دهند. براي مثال، يك مدير ممكن است ساعت ۱۰:۳۰ شب تعطیلی آخر هفته، خبر برگزاری جلسه ای را در ساعت ۸:۳۰ صبح فردا به بقیه اعضا اعلام کند. يا مدیری که درخواست اطلاعاتی را از طریق ایمیل فرستاده، تنها بعد از یک ساعت منتظر جواب باشد.
اين عملكردهايي كه هر روز هم بيشتر پذيرفته مي‌شوند، در تعادل بین کار و زندگی ناهماهنگی ایجاد می‌کنند، توانايي تمركز افراد را پايين آورده و قابلیت‌های شناختي را تحليل مي‌برند. هر چقدر يك فرد بيشتر درگیر چك كردن ايميل يا تلفن‌هایش باشد، سخت‌تر مي‌تواند بر كاري كه در دست دارد تمركز كند.
اين موضوع همچنين ممكن است باعث شود مدیران هدف اصلی کار خود را فراموش كنند. تجزيه و تحليل‌هاي متعدد در مورد بحران مالي جهانی نشان داده است كه مديران اجرايي بيش از حد بر واکنش فوري به رقابت‌ها متمركز هستند و در جزئیات معاملات گير می‌افتند و در نتيجه نمی‌توانند فراتر از آینده نزدیک خود را ببینند. دستيابي سريع به اطلاعات از طريق تكنولوژي‌هاي جديد، قدرت كنترل كاذبی به مديران می‌دهد و در واقع تهديدي براي از بين رفتن قدرت كنترل واقعي آنها است. بالا رفتن تقاضاها باعث می‌شود مديريت روز به روز به امری سطحي‌تر و بي‌برنامه‌تر تبدیل شود.
حرف كمتر، محتواي بيشتر
خبر خوب اين است كه مي‌توانيد این كنترل را دوباره به دست آوريد. اما براي چنين كاري بايد وسعت مشكل خود را بدانيد. برای این کار اول، تعداد ايميل‌ها و پيام‌هايي را كه در طول يك هفته مشخص دريافت مي‌كنيد بشمارید. دوم، محاسبه كنيد كه چه قسمتی از آن پيام‌ها نيازمند اقدامی از جانب شما هستند. سوم، نسبت ايميل‌هاي ارسالي/ دريافتي‌تان را محاسبه كنيد (تعداد پيام‌هايي كه فرستاده‌ايد تقسيم بر تعدادي كه دريافت كرده‌ايد). در نهايت، تعداد پیام‌هایی را که خودتان ایجاد کرده‌اید، چک کنید (درصد پيام‌هاي ارسال شده‌اي كه شما ايجاد كرده‌ايد، نه پيام‌هايي كه جاي ديگري ايجاد شده و شما به آنها جواب داده‌ايد).
فردی در هفته اول بعد از تعطیلات آخر سال که يكي از سبك‌ترين هفته‌هاي كاري است، اين تمرين را انجام داد. وي 294 ايميل دريافت كرد (بدون محاسبه ايميل‌هايي كه توسط فيلترهاي اسپم شناسايي مي‌شوند). فقط 46 ایمیل (حدود 15 درصد) نياز به جواب داشتند، 107 ایمیل (حدود يك سوم) خوانده نشدند (زیرا موضوع ایمیل‌ها به دردنخور و غیرقابل استفاده بوده است) و بقيه ايميل‌هايي بودند كه به زمان و توجه بيشتر در آينده نياز داشتند.
وي 64 ايميل ارسال كرد، یعنی در برابر هر 6/4 ايميل دريافتي يك جواب که با اين ميزان نسبت ایمیل‌های ارسالي/ دريافتي 22/0 محاسبه شد. از میان پيام‌هايي كه ارسال كرده بود 33 ایمیل پاسخ به 294 پيام دريافتي بود (كمي بيشتر از 10 درصد)، 13 ایمیل پيام‌هايي بودند كه دريافت شده بود و به شخص ديگري براي رسيدگي ارسال شده بود و 18 ایمیل پيام‌هايي بودند كه او خود شخصا ايجاد كرده بود (6 درصد از كل ایمیل‌های دريافتي).
با در نظر گرفتن اينكه رسيدگي به هر كدام از اين 46 آيتم 10 دقيقه به طول مي‌انجامد، يك روز كامل كاري به پايان خواهد رسيد. باید اضافه كنيم كه 18 پيامي كه وي ايجاد كرده است، اگر هر كدام 15 دقيقه وقت لازم داشته باشد، يك نصف روز ديگر هم سپري خواهد شد. همچنین در نظر بگيريم كه وي براي اولويت بندي هر كدام از آن 294 ايميل هم يك دقيقه وقت گذاشته باشد. در اینصورت، نصف روز ديگر هم به پايان خواهد رسيد. در يكي از سبك‌ترين هفته‌های سال، تقريبا نيمي از يك هفته كاري 40 ساعته صرف رسيدگي به ایمیل‌ها شده است!
و اگر ما اين ارزيابي را به حدود 247 ميليارد ايميلي كه روزانه ارسال مي‌شود تعميم دهيم، هزينه بالقوه اين مشكل به مراتب بیشتر آشکار خواهد شد. با استفاده از داده‌هايي كه از عادات خود در مورد ايميل‌ها به دست مي‌آوريد، مي‌توانيد اقداماتي مانند مواردي كه در ادامه مي‌آيد براي كاستن از اینگونه روابط و اهميت دادن به اصل موضوع انجام دهيد:
• از حجم بكاهيد. هر چقدر ترافيك بيشتري ايجاد كنيد و با افراد بيشتري در تماس باشيد، بايد انتظار دريافت پيام‌هاي بيشتري را هم داشته باشيد. تا زماني كه به اين نتيجه نرسيده‌ايد كه واقعا چيزي براي گفتن داريد از ارسال پيام بيشتر خودداري كنيد.
• ايميل‌هاي خود را تقسيم‌بندي كنيد. مي‌توانيد چند آدرس ايميل متفاوت داشته باشيد: يك ایمیلی كه آدرس آن را به صورت گسترده به همه ارائه کرده‌اید و توسط دستياري كه براي اولويت‌بندي، رسيدگي و جواب دادن به جاي شما آموزش ديده است، بازبيني مي‌شود؛ يك آدرس ديگر كه فقط مخصوص افراد خاصي مانند مشتري‌هايتان يا همكارانتان است؛ و سومي كه مخصوص دايره كوچكي از افراد مانند دوستان و اعضاي خانواده است. برخي هم ممكن است آدرس چهارمي هم داشته باشند كه هنگام ثبت نام‌هاي اينترنتي يا خريد آنلاين از آن استفاده مي‌كنند.
• از ابزار و خدمات ايميل استفاده كنيد. هر چند افراد كمي از اين قابليت‌ها استفاده مي‌كنند، اما بيشتر برنامه هاي مخصوص ايميل، داراي مكانيزم داخلي مانند فيلترها و قواعدي براي قانونمند كردن و سامان دادن جريان دريافت اطلاعات هستند. پيام‌هاي نشان دهنده وضعيت (Status messages) مثل پيام «out of office» مي‌توانند انتظارات و درخواست‌هاي ديگران را مديريت كنند. همان‌طور كه دستياران الكترونیکی مانند «Apple`s Siri» پيشرفته‌تر مي‌شوند، برنامه‌هايي در حال اضافه شدن به آنها است كه به انجام كارهاي اصلي از طريق ايميل و جمع‌آوري اطلاعات براي تكميل آنها كمك مي‌كنند.
• زمانی را برای استراحت شخصي در نظر بگيريد. مديريت ايميل‌هايتان مهم است، اما گاهي اوقات احتياج به فرار از آن داريد. مي‌توانيد از استراتژي دانا بويد، كارمند مايكروسافت، استفاده كنيد. وي در فواصل معین کلیه ارتباطات الكترونيكي خود را قطع مي‌كند (وي پيشنهاد مي‌دهد كه اين توقف را به مدت دو هفته ادامه دهيد). اگر اين كار خيلي سخت به نظر مي‌رسد، مي‌توانيد در نظر بگيريد كه در زمان‌هاي معيني در روز به ايميلتان سر بزنيد و ساعتي را براي آفلاين بودن در نظر بگيريد. در طي اين ساعات مي‌توانيد عبارت «out of office» را فعال كنيد تا افراد بدانند كه جواب شما ممكن است تاخير داشته باشد.
• زمانی را برای استراحت سازماني در نظر بگيريد. ناتان زلدز، كه سابقا در اينتل كار مي‌كرد، مدیر صاحب سبکی در اين زمينه است. او ايده‌هايي مثل زمان آرامش سازماني، سهميه ايميل، سيستم حسابرسي به ايميل و سرورهايي با دسترسي محدود به ايميل را ايجاد كرده و گسترش داد. برخي شركت‌ها در زمان تعطيلات مهم دوره‌هايي بدون استفاده از ايميل را در نظر مي‌گيرند و برخي ديگر مانند Atos SA، شركت خدماتي آي تي واقع در پاريس، به كلي استفاده داخلي از ايميل را منع مي‌كنند.
• شروعي تازه داشته باشيد. افرادی مانند لورنس لسينگ، استاد حقوق دانشگاه هاروارد، كه احساس مي‌كنند زيادي درگير این ایمیل‌ها شده‌اند و راه گريزي ندارند، گاهي اوقات اعلام ورشكستگي ايميل مي‌كنند. آدرس ايميل قديمي را كنار گذاشته و يك ايميل جديد ايجاد مي‌كنند. مي‌توانيد اين بار در ارسال، دريافت و جواب دادن به پيام‌ها از روش‌ها و عادات بهتري استفاده كنيد، در حالي كه ارتباط با افرادي را كه تمايل به ادامه دادنش نداشتيد فراموش مي‌كنيد.
• خاموش كردن. اگر تمام اين اقدامات نتيجه نداد، به خاطر داشته باشيد كه مي‌توانيد تمام اين ابزارها را خاموش كنيد. در دانشگاه McGill مرتبا به مديران اجرايي كه در برنامه مديريت شركت كرده‌اند خاطر نشان مي‌كنيم كه از سرعت خود بكاهند، قدمي به عقب بردارند و تجربيات خود را مورد استفاده قرار دهند. اما اين كار به راحتي اتفاق نمي‌افتد؛ شما بايد آن را قسمتي از كار روزانه مديريت خود به حساب آوريد.
اينها همه قدم‌هاي مهمي هستند و انجام هيچ كدامشان آسان نيستند. این تصمیم‌گیری‌ها مستلزم گفتن كلمه نه به نيروهايي هستند كه به صورت آگاهانه يا ناخودآگاه به شما الهام مي‌كنند كه بايد هميشه در دسترس باشيد.
كارمند ارشد اجرايي يك شركت تكنولوژي كانادايي در مورد ايميل‌ها می‌گوید: «شما هيچ راه فراري نداريد. نمي توانيد براي فكر كردن و خلوت كردن با خود جايي برويد.» اما اين گفته نمي تواند درست باشد. شما يك انتخاب داريد: يا تكنولوژي را تحت كنترل خود در خواهيد آورد و در نتيجه براي شما کاربرد خواهد داشت، يا اجازه مي‌دهيد كه این تکنولوژی مديريت شما را تخریب کند؟ تمام اينها به اين بستگي دارد كه چقدر به عادات خود توجه داريد: همانطوري كه هستند يا همانطوري كه بايد باشند. به خاطر بسپاريد که هميشه دكمه «خاموش» وجود دارد.
آیا امکان داشته که حتی برای چند دقیقه از اینترنت استفاده نکنید؟ به آخرین باری که وسایل الکترونیکی خود را خاموش کرده‌اید، فکر کنید. آيا در آن موقع در خانه بودید و تعطيلات آخر هفته را می‌گذراندید يا در دفتر كارتان حضور داشتید؟
امروزه گوشی‌های بلک‌بری، iPhone، آندرویدها، iPadها و ديگر ابزارهای ديجيتالي و هوشمند، زندگی ما را دچار تحول می‌کنند. همچنين ماهیت نحوه انجام کارها، زمان و مکان آن را تغییر می‌دهند.
اين واقعيت جديد، مفاهیم عميقي در مديريت به وجود آورده است، هر چند که مطالعات در خصوص اين موضوع خيلي محدود بوده است. ما مي‌دانيم كه مديران در هر سطحي كه باشند، حداقل نيمي از زمان خودشان را صرف جمع‌آوري، دريافت و انتشار اطلاعات مي‌كنند.
تكنولوژي‌هاي جديد سرعت و پهناي اين ارتباطات را در فواصل زياد گسترش داده‌اند. با این وجود، مطالعاتي كه به نيم قرن پيش و شايد هم بيشتر برمي‌گردند (خيلي قبل‌تر از پيدايش ايميل) روشن ساخته كه ویژگی مديريت با سطح بالايي از تنوع، اختصار، تکه تکه شدن و شايد مهم‌تر از همه وقفه در کار، مشخص مي‌شود.
مدیران موقع تلاش براي فيصله دادن اختلافات و پاسخ به تقاضاهای مختلف، همیشه توجهشان از يك فعاليت به سمت ديگري معطوف مي‌شود. اولين مطالعه از اين دست كه توسط سون كارسون و مديرانی از سوئد در اواخر دهه ۴۰ ميلادي انجام شد (زمان پيدايش اولين كامپيوتر) نشان داد كه مديران غرق در گزارش‌هایی بودند که به آنها می‌رسید، البته اگر فقط می‌دانستند که چه چیزی قرار است به دست آنها برسد.
به نظر می‌رسد ابزارهاي فناوري، به مديران براي كنار آمدن با اين عوامل حواس پرتی كمك كرده است. براي مثال، تلفن‌های هوشمند امكان رسيدگي به موقع تقاضاهاي مختلف را به آنها می‌دهد و بین وقفه‌های کاری لحظاتی را به وجود می‌آورد تا به وظایف کوچک‌تر خود عمل کنند. اما تكنولوژي‌هاي جديد قادرند تاثيرات منفي و نگران كننده ناخواسته‌اي را هم به بار آورند؛ مديران بايد خطر اعتماد و تكيه بيش از حد به ارتباطات الكترونيكي را درک کنند.
مديريت يك علم نيست، بلکه تمريني دقيق، ظريف و داراي جزئيات است كه معمولا در حين انجام كار و از طریق توجه کردن به حركات بدن و تن صدای افراد آموخته مي‌شود. اين «اطلاعات نرم» جزو لاینفک مدیریت بوده و با صحبت كردن و با گوش کردن به افراد دیگر در نشست‌ها، ملاقات‌های اتفاقی يا تلفني حاصل مي‌شود. استفاده صرف از لغات - ارسال پيام متني يا ايميل - جزئياتي را كه از طريق ديدن و شنيدن افراد، تبادل نظر و تلاش براي توافق کردن با آنها به دست مي‌آيد، حذف مي‌كند. تكنولوژي اطلاعات بايد سطح ارتباطات شما را بالا ببرد؛ اما نمي‌تواند جايگزيني براي تعاملاتي باشد كه موجب ایجاد اعتماد می‌شود، دیدگاه‌ها را به اشتراک می‌گذارد و سطح جامعه را ارتقا مي‌دهد.
در واقع، مديراني كه فقط از طريق كيبورد خود در دسترس هستند، ارتباط خود را با کل دنياي بیرون از كيبورد و كامپيوتر از دست داده‌اند. آنها وسعت را جایگزین عمق می‌کنند. یکی از تحقيقات اخیر نشان مي‌دهد كه ارتباطات تکنولوژیک ما امروزه بيشتر و گسترده‌تر شده، اما روابط انسانی ما کاهش یافته است. فيس‌بوك و LinkedIn می‌توانند تعاملات شخصي ما را به عنوان يك مدير موفق تکمیل كنند، اما هرگز جايگزيني براي اين تعاملات نخواهند بود. مديراني كه فكر مي‌كنند می‌توانند از طريق ايميل از اوضاع بخش كاري خود مطلع شوند، ممكن است به مشكل بخورند. آنها حقايق را جمع‌آوري می‌کنند، اما مفهوم را از دست خواهند داد. استفاده فزاينده از توييت‌هاي ۱۴۰ كاراكتري براي انتقال عقاید يك سازمان يا شخص ممكن است منجر به از بين رفتن و حذف بيشتر جزئيات شود.
تكنولوژي‌های جديد همچنين ناآرامی و عدم تمركز ذاتي در كارهاي مديريتي را بیشتر می‌کنند و گاهي باعث مي‌شوند مديران رفتارهاي نامعقولي از خود بروز دهند. براي مثال، يك مدير ممكن است ساعت ۱۰:۳۰ شب تعطیلی آخر هفته، خبر برگزاری جلسه ای را در ساعت ۸:۳۰ صبح فردا به بقیه اعضا اعلام کند. يا مدیری که درخواست اطلاعاتی را از طریق ایمیل فرستاده، تنها بعد از یک ساعت منتظر جواب باشد.
اين عملكردهايي كه هر روز هم بيشتر پذيرفته مي‌شوند، در تعادل بین کار و زندگی ناهماهنگی ایجاد می‌کنند، توانايي تمركز افراد را پايين آورده و قابلیت‌های شناختي را تحليل مي‌برند. هر چقدر يك فرد بيشتر درگیر چك كردن ايميل يا تلفن‌هایش باشد، سخت‌تر مي‌تواند بر كاري كه در دست دارد تمركز كند.
اين موضوع همچنين ممكن است باعث شود مدیران هدف اصلی کار خود را فراموش كنند. تجزيه و تحليل‌هاي متعدد در مورد بحران مالي جهانی نشان داده است كه مديران اجرايي بيش از حد بر واکنش فوري به رقابت‌ها متمركز هستند و در جزئیات معاملات گير می‌افتند و در نتيجه نمی‌توانند فراتر از آینده نزدیک خود را ببینند. دستيابي سريع به اطلاعات از طريق تكنولوژي‌هاي جديد، قدرت كنترل كاذبی به مديران می‌دهد و در واقع تهديدي براي از بين رفتن قدرت كنترل واقعي آنها است. بالا رفتن تقاضاها باعث می‌شود مديريت روز به روز به امری سطحي‌تر و بي‌برنامه‌تر تبدیل شود.
حرف كمتر، محتواي بيشتر
خبر خوب اين است كه مي‌توانيد این كنترل را دوباره به دست آوريد. اما براي چنين كاري بايد وسعت مشكل خود را بدانيد. برای این کار اول، تعداد ايميل‌ها و پيام‌هايي را كه در طول يك هفته مشخص دريافت مي‌كنيد بشمارید. دوم، محاسبه كنيد كه چه قسمتی از آن پيام‌ها نيازمند اقدامی از جانب شما هستند. سوم، نسبت ايميل‌هاي ارسالي/ دريافتي‌تان را محاسبه كنيد (تعداد پيام‌هايي كه فرستاده‌ايد تقسيم بر تعدادي كه دريافت كرده‌ايد). در نهايت، تعداد پیام‌هایی را که خودتان ایجاد کرده‌اید، چک کنید (درصد پيام‌هاي ارسال شده‌اي كه شما ايجاد كرده‌ايد، نه پيام‌هايي كه جاي ديگري ايجاد شده و شما به آنها جواب داده‌ايد).
فردی در هفته اول بعد از تعطیلات آخر سال که يكي از سبك‌ترين هفته‌هاي كاري است، اين تمرين را انجام داد. وي 294 ايميل دريافت كرد (بدون محاسبه ايميل‌هايي كه توسط فيلترهاي اسپم شناسايي مي‌شوند). فقط 46 ایمیل (حدود 15 درصد) نياز به جواب داشتند، 107 ایمیل (حدود يك سوم) خوانده نشدند (زیرا موضوع ایمیل‌ها به دردنخور و غیرقابل استفاده بوده است) و بقيه ايميل‌هايي بودند كه به زمان و توجه بيشتر در آينده نياز داشتند.
وي 64 ايميل ارسال كرد، یعنی در برابر هر 6/4 ايميل دريافتي يك جواب که با اين ميزان نسبت ایمیل‌های ارسالي/ دريافتي 22/0 محاسبه شد. از میان پيام‌هايي كه ارسال كرده بود 33 ایمیل پاسخ به 294 پيام دريافتي بود (كمي بيشتر از 10 درصد)، 13 ایمیل پيام‌هايي بودند كه دريافت شده بود و به شخص ديگري براي رسيدگي ارسال شده بود و 18 ایمیل پيام‌هايي بودند كه او خود شخصا ايجاد كرده بود (6 درصد از كل ایمیل‌های دريافتي).
با در نظر گرفتن اينكه رسيدگي به هر كدام از اين 46 آيتم 10 دقيقه به طول مي‌انجامد، يك روز كامل كاري به پايان خواهد رسيد. باید اضافه كنيم كه 18 پيامي كه وي ايجاد كرده است، اگر هر كدام 15 دقيقه وقت لازم داشته باشد، يك نصف روز ديگر هم سپري خواهد شد. همچنین در نظر بگيريم كه وي براي اولويت بندي هر كدام از آن 294 ايميل هم يك دقيقه وقت گذاشته باشد. در اینصورت، نصف روز ديگر هم به پايان خواهد رسيد. در يكي از سبك‌ترين هفته‌های سال، تقريبا نيمي از يك هفته كاري 40 ساعته صرف رسيدگي به ایمیل‌ها شده است!
و اگر ما اين ارزيابي را به حدود 247 ميليارد ايميلي كه روزانه ارسال مي‌شود تعميم دهيم، هزينه بالقوه اين مشكل به مراتب بیشتر آشکار خواهد شد. با استفاده از داده‌هايي كه از عادات خود در مورد ايميل‌ها به دست مي‌آوريد، مي‌توانيد اقداماتي مانند مواردي كه در ادامه مي‌آيد براي كاستن از اینگونه روابط و اهميت دادن به اصل موضوع انجام دهيد:
• از حجم بكاهيد. هر چقدر ترافيك بيشتري ايجاد كنيد و با افراد بيشتري در تماس باشيد، بايد انتظار دريافت پيام‌هاي بيشتري را هم داشته باشيد. تا زماني كه به اين نتيجه نرسيده‌ايد كه واقعا چيزي براي گفتن داريد از ارسال پيام بيشتر خودداري كنيد.
• از ابزار و خدمات ايميل استفاده كنيد. هر چند افراد كمي از اين قابليت‌ها استفاده مي‌كنند، اما بيشتر برنامه هاي مخصوص ايميل، داراي مكانيزم داخلي مانند فيلترها و قواعدي براي قانونمند كردن و سامان دادن جريان دريافت اطلاعات هستند. پيام‌هاي نشان دهنده وضعيت (Status messages) مثل پيام «out of office» مي‌توانند انتظارات و درخواست‌هاي ديگران را مديريت كنند. همان‌طور كه دستياران الكترونیکی مانند «Apple`s Siri» پيشرفته‌تر مي‌شوند، برنامه‌هايي در حال اضافه شدن به آنها است كه به انجام كارهاي اصلي از طريق ايميل و جمع‌آوري اطلاعات براي تكميل آنها كمك مي‌كنند.
• زمانی را برای استراحت شخصي در نظر بگيريد. مديريت ايميل‌هايتان مهم است، اما گاهي اوقات احتياج به فرار از آن داريد. مي‌توانيد از استراتژي دانا بويد، كارمند مايكروسافت، استفاده كنيد. وي در فواصل معین کلیه ارتباطات الكترونيكي خود را قطع مي‌كند (وي پيشنهاد مي‌دهد كه اين توقف را به مدت دو هفته ادامه دهيد). اگر اين كار خيلي سخت به نظر مي‌رسد، مي‌توانيد در نظر بگيريد كه در زمان‌هاي معيني در روز به ايميلتان سر بزنيد و ساعتي را براي آفلاين بودن در نظر بگيريد. در طي اين ساعات مي‌توانيد عبارت «out of office» را فعال كنيد تا افراد بدانند كه جواب شما ممكن است تاخير داشته باشد.
• زمانی را برای استراحت سازماني در نظر بگيريد. ناتان زلدز، كه سابقا در اينتل كار مي‌كرد، مدیر صاحب سبکی در اين زمينه است. او ايده‌هايي مثل زمان آرامش سازماني، سهميه ايميل، سيستم حسابرسي به ايميل و سرورهايي با دسترسي محدود به ايميل را ايجاد كرده و گسترش داد. برخي شركت‌ها در زمان تعطيلات مهم دوره‌هايي بدون استفاده از ايميل را در نظر مي‌گيرند و برخي ديگر مانند Atos SA، شركت خدماتي آي تي واقع در پاريس، به كلي استفاده داخلي از ايميل را منع مي‌كنند.
• شروعي تازه داشته باشيد. افرادی مانند لورنس لسينگ، استاد حقوق دانشگاه هاروارد، كه احساس مي‌كنند زيادي درگير این ایمیل‌ها شده‌اند و راه گريزي ندارند، گاهي اوقات اعلام ورشكستگي ايميل مي‌كنند. آدرس ايميل قديمي را كنار گذاشته و يك ايميل جديد ايجاد مي‌كنند. مي‌توانيد اين بار در ارسال، دريافت و جواب دادن به پيام‌ها از روش‌ها و عادات بهتري استفاده كنيد، در حالي كه ارتباط با افرادي را كه تمايل به ادامه دادنش نداشتيد فراموش مي‌كنيد.
• خاموش كردن. اگر تمام اين اقدامات نتيجه نداد، به خاطر داشته باشيد كه مي‌توانيد تمام اين ابزارها را خاموش كنيد. در دانشگاه McGill مرتبا به مديران اجرايي كه در برنامه مديريت شركت كرده‌اند خاطر نشان مي‌كنيم كه از سرعت خود بكاهند، قدمي به عقب بردارند و تجربيات خود را مورد استفاده قرار دهند. اما اين كار به راحتي اتفاق نمي‌افتد؛ شما بايد آن را قسمتي از كار روزانه مديريت خود به حساب آوريد.
اينها همه قدم‌هاي مهمي هستند و انجام هيچ كدامشان آسان نيستند. این تصمیم‌گیری‌ها مستلزم گفتن كلمه نه به نيروهايي هستند كه به صورت آگاهانه يا ناخودآگاه به شما الهام مي‌كنند كه بايد هميشه در دسترس باشيد.
كارمند ارشد اجرايي يك شركت تكنولوژي كانادايي در مورد ايميل‌ها می‌گوید: «شما هيچ راه فراري نداريد. نمي توانيد براي فكر كردن و خلوت كردن با خود جايي برويد.» اما اين گفته نمي تواند درست باشد. شما يك انتخاب داريد: يا تكنولوژي را تحت كنترل خود در خواهيد آورد و در نتيجه براي شما کاربرد خواهد داشت، يا اجازه مي‌دهيد كه این تکنولوژی مديريت شما را تخریب کند؟ تمام اينها به اين بستگي دارد كه چقدر به عادات خود توجه داريد: همانطوري كه هستند يا همانطوري كه بايد باشند. به خاطر بسپاريد که هميشه دكمه «خاموش» وجود دارد.
پ
برای دسترسی سریع به تازه‌ترین اخبار و تحلیل رویدادهای ایران و جهان
اپلیکیشن برترین ها
را نصب کنید.
ارسال نظر