چگونه جلسات کاری موثر برگزار کنیم؟

موفقیت: یکی از موارد مشترک شرکت های موفق آن است که جلسات منظم هفتگی دارند. برگزاری جلسات می تواند تبدیل به کاری خسته کننده شود ولی اگر اصول برگزاری جلسات را بیاموزیم می توانیم جلسات مفرح و در عین حال تاثیرگذار داشته باشیم. نکات این مقاله از کتاب چارلی هاوکینگ با نام «برگزاری جلسات موثر» گرفته شده است. امیدوارم دوستان خوب موفقیت لذت ببرند.

۱) اصول جلسه

برای به دست آوردن نتایج دلخواه از جلسات، از پیش برنامه ریزی کنید. چهار اصل برنامه ریزی را در نظر داشته باشید: «هدف، افراد، مکان و آمادگی». اولین قانون یک جلسه، داشتن هدف است. هدف شما شاید مبادله اطلاعات، ارایه گزارش به موسسان یا شنیدن یک سخنرانی باشد، یا شاید بخواهید ادوره آموزشی جدیدی ارایه کرده یا اهداف شرکت خودرا مشخص کنید.

در یک پیش جلسه، اهداف جلسه خود را به تسهیل گر، منشی جلسه و سایر شرکت کنندگان توضیح دهید و نقش آنها در جلسه را مشخص کنید. این اهداف مشخص را به برنامه ها و خروجی های مشخص پیوند دهید. سپس فهرست کامل شرکت کنندگان و دستور کار جلسه را تهیه کنید. پیشاپیش اهداف جلسه را با تمامی کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد در میان بگذارید.

در مورد اهداف جلسه خود صریح و صادق باشید. برای مثال، اگر جلسه را برای کسب حمایت از عقاید خود ترتیب داده اید و چیزی که واقعا می خواهید همین است، وانمود نکنید جلسه برای یافتن بهترین راه حل تشکیل می شود. وادار کردن افراد به تلاش برای دستیابی به یک هدف پنهانی بسیار بی فایده است.

کم بودن تعداد حضار و همچنین زیاد بودن آنها می تواند از بهره وری جلسه بکاهد، بنابراین، ابتدا اندازه گروه مناسب برای هدف خود را مشخص کنید. گروه های بزرگ برای مباحث یکطرفه مثل اعلان های عمومی مناسب هستند. گروه های کوچک برای همکاری و تبادل نظر مناسبترند.

در صورت لزوم، میتوانید گروه های جلسات بزرگ را به زیرگروه ها تقسیم کنید. فهرست شرکت کنندگان را به افرادی محدود کنید که مستقیما با موضوع جلسه در ارتباط هستند و مطمئن شوید که همکاران اثرگذار در تصمیمات، در جلسه شرکت می کنند. اگر آنها نمی توانند شخصا در جلسات شرکت کنند، پیشنهاد دهید که از راه دور مثلا با تلفن یا ویدئوکنفرانس در جلسات مشارکت داشته باشند یا از آنها بخواهید نماینده ای به جای خود بفرستند.

اکنون بر دستور جلسه خود تمرکز کنید. قبل از اضافه کردن هر موردی به آن، فکر کنید که آیا به تامین اهداف جلسه کمک می کند یا خیر، سپس هر موضوع حاشیه ای یا تکراری را حذف کنید. هنگام فهرست کردن مواردف تا جای ممکن همه جزییات را مشخص کنید و همیشه یک چارچوب زمانی برای بحث کردن راجع به آنها در نظر بگیرید.

اگر شرکت کنندگان موضوعی را به دستور جلسه اضافه می کنند، زمان لازم برای بحث کردن راجع به آن را از آنها جویا شوید و سپس ۵۰ درصد به آن اضافه کنید. اغلب افراد، زمان لازم برای یک بحث را کمتر از حد معمول تخمین می زنند.

برای برگزاری یک جلسه کارا و روان، قوانینی پایه ای تنظیم کنید. نحوه معرفی موضوعات جدید و اتخاذ تصمیمات توسط شرکت کنندگان را مشخص کنید. قوانین رایج شامل این موارد هستند: اجازه دادن به همه شرکت کنندگان برای ارایه نقطه نظراتشان، اتمام جلسه در موعد مقرر، اجتناب از انجام مکالمات جانبی، ارسال ایمیل یا تماس های تلفنی در حین برگزاری جلسه، مخصوصا هنگامی که کسی در حال صحبت برای جمع است. همچنین در جلسات موفق، هدف گروه دستیابی به اتفاق نظر است و در صورت عدم توافق حضار، می توان از روش رای گیری استفاده کرد.


2) چهار موردمهم برای پیشروی بهترین جلسات

پس از اینکه برنامه ریزی برای جلسه را به پایان رساندید، مواردی را برای برگزاری موثرتر آن در نظر بگیرید. استراتژی خودرا حول این 4 موردتنظیم کنید: «تمرکز، ساده سازی، بازخورد و تفریح/ همراهی». جلسه را با یادآوری اهداف آن و خروجی های موردنظر آغاز کنید. اگر هیچ کس دستور جلسه خود را از قبل آماده نکرده بود، آن را در اولویت قرار دهید.

اگر دستور جلسه ای تهیه کرده اید، از تسهیل گر بخواهید افراد را تشویق به بحث پیرامون مطالبی کند که در حین طراحی دستور کار با آنها مواجه شده اید. هر مورد جدیدی را اولویت بندی کنید، زمان لازم برای بحث درباره آنها را تخمین بزنید و آنها را به برنامه خود اضافه کنید. پیروی دقیق از دستور جلسه بهترین راه حفظ تمرکز است. حتی جلساتی که به خوبی سازماندهی شده اند، بدون تسهیل گری مناسب طولانی می شوند.

افراد برونگرا می توانند بر جلسه مسلط شوند و از ابراز نظر سایرین جلوگیری کنند. برعکس، تسهیل گری بیش از اندازه، مثل زمانی که تسهیل گر سعی در مدیریت دقیق تمامی جزییات جریان جلسه یا مباحث را دارد نیز بهره وری جلسه را مخدوش می سازد. تسهیل گران اثرگذار باید بی طرف باقی بمانند، نظرات مختلف را استخراج کنند و کمک کنند تا گفت و گوها متناسب با دستور کار جلسه پیش برود.

آنها باید شنوندگان فعالی باشند که نظرات خوب شرکت کنندگان را تشخیص دهند. نقاط مشترک و مورد توافق را بیابند و بحث را بر پایه آن آغاز و نظرات گروه را جمع بندی کنند. پس از گذشت یک ساعت از جلسه، یک استراحت ۱۵ تا ۲۰ دقیقه ای در نظر بگیرید. جلسه را با مرورکوتاه پیشرفت حاصل شده ادامه دهید.

حین برگزاری جلسه به دنبال سرنخ هایی درباره نگرش ها و نظرات شرکت کنندگان باشید. فعالیت هایی که پیشرفت گروه را کند می کنند و یا با اصول یک محیط مشوق و آزاد در تضادند را تشخیص داده و آنها را متوقف کنید.

اگر کسی در جلسه اختلال ایجاد کرد، برای استفاده از قوانین جلسه آماده باشید. اگر تنشی به وجود آمد، استراحت اعلام کنید و از کسانی که این بحث را به وجودآورده اند بخواهید آن را مجددا از زاویه دید طرف مقابل بررسی کنند. این کار به آنها فرصتی می دهد تا خونسردی خود را مجددا به دست آورند و به شنوندگان بهتری تبدیل شوند.

همیشه به افراد در خفا تذکر دهید و بر رفتار نامناسب آنها تاکید کنید نه بر خود شخص. یک جو مثبت، همه جانبه و پذیرا ایجاد کنید که افراد را به در میان گذاشتن نظراتشان تشویق می کند. اگرچه ممکن است بعضی مفاهیم بی فایده به نظر برسند اما مخالفان را از ارایه واکنش های منفی سریع منع کنید، اگر افراد احساس امنیت نکنند، جرات پیشنهادات خود را نخواهند داشت.

با دریافت و تحلیل نظرات در دومرحله مجزاف از مشارکت همه افراد در بحث مطمئن شوید. حتی اگر به نظرات ارایه شده علاقه ندارید، بلافاصله ابراز نکنید و از شرکت کنندگان بخواهید جزییات بیشتری را در اختیار شما قرار دهند. هنگامی که ایده ای منسوخ و قدیمی به نظر می رسد، از ارایه دهنده بخواهید آن را به روز کند.

اگر پیشنهاد ارایه شده به بودجه ای زیاد نیاز دارد، از آنها بخواهید پیشنهاداتی درباره تامین بودجه ارایه دهند. اگر گروه شما برای تولید ایده های جدید به بحث و جدل می پردازد، از این رویکرد استفاده کنید. ابتدا از شرکت کنندگان بخواهید تا آنجا که ممکن است راه حل های «عجیب و غریب» ارایه کنند. سپس، این نظرات را بپرورانید: بحث را بر اساس آنها شکل داده و آنها را بهبود ببخشید و برای این کار از یک رویکرد خلاقانه پیروی کنید نه عمل گرایانه.

سپس با هدف گیری پیشنهاداتی که عملی هستند و یا شاید با ترکیب آنها به مواردی واقعی تر برسید. این کار را با چرخه ای از پالایش ها ادامه دهید و در آن به مطالعه نقاط مثبت و منفی نظرات مشخص بپردازید. سرانجام از بهترین نظرات حمایت کنید و آنها را به مواردی مشخص و گام به گام تبدیل کنید.

اگر نظرات خود را روی وایت بُرد یادداشت کرده اید، برچسب هایی را بین شرکت کنندگان توزیع کنیدو بخواهید که آنها را در کنار موارد اولویت دار وایت بُرد قرار دهند. این یک راه ساده برای کوتاهتر کردن فهرست طولانی نظرات و ساده تر شدن مدیریت آنهاست. ضرورت شوخ طبعی در حین برگزاری جلسه را از یاد نبرید.

مزاح و شوخی میتواند به هر جلسه ای طراوت ببخشد و از اضطراب آن بکاهد. مزاح کردن با فردی که بیش از حد انتقاد می کند باعث توقف رفتار منفی و ایجادشوخ طبعی در او می شود. حتی بسته به مورد، با انتقال جلسه به فضای باز نیز میتوانید روحیه افراد را تازه کنید.

با استفاده از گرافیک خوب، ارایه ویدئویی یا بازی های مناسب مطالب را مفرح کنید. اگر شرکت کنندگان یکدیگر را نمی شناسند، از بازی هایی مثل «دو حقیقت و یک دروغ» برای ایجاد آشنایی استفاده کنید. هر یک از شرکت کنندگان سه داستان درباره خودشان می گویند واز گروه می پرسند که کدام یک دروغ بوده است. این بازی به سرعت باعث ایجاد فضایی دوستانه می شود.


3) جمع بندی

قبل از اتمام جلسه چهار نکته مربوطبه اتمام جلسه را بررسی کنید: توافق، صدور رای، نقد/ تجلیل و ارتباط. حذف یکی از این گام های حیاتی همه زحمات شما برای برنامه ریزی و برگزاری جلسه را هدر می دهد. پس از بررسی همه گزینه هایی که گروه مطرح کرده اند، به عنوان یک مجموعه تصمیم بگیرید که کدامیک از نظرات ارزش پیگیری دارند.

توافقاتی که از طریق بحث به دست آمده باشند ارجحیت دارند، رای گیری باید آخرین گزینه باشد، زیرا گروه را به برندگان و بازندگان تقسیم می کند از «تفکر گروهی» یا تصدیق کردن نظرات، قبل از اینکه همه آن را بررسی کنند، بپرهیزید. به دنبال رویکردهای مختلف باشید و آنها را لحاظ کنید، همه شرکت کنندگان را به بحث بکشانید و آنها را تشویق کنید که هر گونه شروط و استثنائات را نیز بیان کنند.

در فواصل معین، رای گیری از مخالفان و موافقان را با استفاده از مشت بسته تا ۵ انگشت باز انجام دهید تا نظر هر یک از شرکت کنندگان را بفهمید. هر چه با تصمیم موافق تر باشند، ۵ انگشت خود را بالا می برند و اگر اصلا موافق نباشند مشت خودرا بالا می برند. این کار به شما دیدگاهی سریع از مواردی می دهدکه افراد باید برای به توافق رسیدن پیرامون آن تلاش کنند. وقتی به توافق رسیدید، تصمیمات گروه را به گام هایی مشخص تقسیم کنید و افرادی را انتخاب کنید که به آنها بپردازند.

گاهی شرکت کنندگان نگرانند که اگر نظرات خود را بیان کنند مجبور شوند اجرای آن را نیز به عهده بگیرند. این ترس، افراد را از ارایه پیشنهادات خوب بازمی دارد. در واقع، اغلب کسانی که بهترین نظرات را ارایه می کنند افراد مناسبی برای انجام برنامه ریزی و پرداختن به جزییات نیستند.

با مجزا کردن توفان فکری و اجرا به عنوان دو فعالیت جداگانه با مسوولیت های متفاوت، افراد را به ارایه نظراتشان تشویق کنید. در هر حال، بهترین کاری که می توانید انجام دهید پایان دادن جلسه در وقت مقرر است.

اگر این کار را انجام دهید، افراد درمی یابند که به برنامه زمانی آنها احترام می گذارید. حین اجرای جلسه به زمانبندی خود پایبند باشید، بنابراین هنگامی که به مباحث نهایی دستور کار جلسه نزدیک می شوید، به زمان پایان جلسه نیز نزدیک شده اید.

اگر در طول جلسه زمان بیشتری را به یک موضوع خاص اختصاص داده اید، بحث کردن درباره اثرات آن تصمیم بر دستور کار جلسه را فراموش نکنید. موفقیت های حاصل از جلسه را ارزیابی کنید و به رفع کمبودها بپردازید. برای استفاده از یک سیستم رتبه بندی «موارد صحیح» و «موارد نیازمند تغییر»، فهرست مواردی که به خوبی انجام شده اند و آنهایی را که نیازمند تغییر هستند تهیه کرده و سپس گزینه های خود برای بهبود آنها را مطرح کنید.

این کار به شما کمک می کند تا الگوها و رفتارهایی را که باعث کاهش اثرگذاری گروه می شوند از ریشه برکنید. یادتان باشدکه هم دستاوردهای فردی وهم موفقیت های گروهی را تشویق کنید.

لازم نیست قدردانی بسیار پیچیده باشد، فقط کافی است با ملاحظه باشید. مثلا شیرینی تعارف کنید و یا اگر جلسه شما الکترونیکی است، یک ایمیل تشکر بفرستید. اگر صورت جلسه را تهیه و منتشر نکنید، درست مانند آن است که جلسه ای برگزار نشده است. یادداشت ها باعث مرور مطالب جلسه می شوند و مواردی که باید کامل شوند را به افراد یادآوری می کنند.

یادداشت موارد بر صفحات بسیار بزرگ در طول جلسه به شما اطمینان می دهد که گروه نیز موضوع را پیگیری میکند. موضوعات مرتبط، توافقات حاصله ومسوولیت های فردی را فهرست کنید. نظرات موافق و مخالف جلسه را نیز در نظر بگیرید.

صورت جلسه را به سرعت بین شرکت کنندگان و سایر گروه های ذینفع توزیع کنید. ارسال یک ایمیل یادآوری قبل از جلسه آینده به کسانی که موظف به انجام کاری هستندنیز مفید است.