چگونه در جنگ با زمان برنده شوید؟

مجله پنجره خلاقیت: هر از چند گاه به خودتان می گویید که سرم خیلی شلوغ است یا وقت کافی برای کارهایی که می خواهم ندارم، بس کنید. حتی گفتن این حرف ها هم باعث عجز و ناتوانی شما می شود. زمان یک عامل برابرکننده عالی ست. همه ما زمان برابر داریم. همه آن هایی که شما روی جلد کتاب های موفقیت می بینید هم همان مقدار زمان دارند که شما دارید. پس چرا به نظر می رسد آن ها زمان بیشتری نسبت به شما دارند؟ به این دلیل است که آنها زمان بیشتری تولید کرده اند و من می خوام به شما نشان دهم که چگونه شما هم می توانید این کار را انجام دهید.

من در کتاب «اثر مرکب» نوشته ام که انتخاب ها، رفتارها و عادات مرکب چگونه می توانند نتایجی جادویی ایجاد کنند. حال می خواهم به شما نشان دهم که چگونه این جادو را در مورد زمان به کار بگیرید تا به شما قدرتی فوق جادویی بدهد تا زمان بیشتری داشته باشید. برای این که شما را با ریاضیات عجیب و غریب اما باشکوه مرکب آشنا کنم، می توانم از قانون 72 استفاده کنم.


در عالم صرفا ریاضیات، اگر نرخی را به ۷۲ تقسیم کنید، آن گاه تقریبا می دانید که چند سال طول می کشد تا آن مبلغ دو برابر شود.

به عنوان مثال، اگر ما از نرخ متوسط بازار سهام، یعنی ۱۲ استفاده کنیم، آن گاه تقریبا شش سال طول می شد تا هر مقدار پولی را که فرض می کنید، دو برابر شود (۷۲÷۱۲=۶). اگر یک دلار سرمایه گذاری کنید، پس از شش سال دو دلار خواهید داشت. البته این مسائل صرفا در عالم ریاضیات مطرح می شود. در این میان موضوعی عجیب وجود دارد که لازم است توجه کنیم.

اگر ۱۰۰ هزار دلار سرمایه گذاری کنید، ظرف مدت شش سال نزدیک به ۲۰۰ هزار دلار سرمایه خواهید داشت (به طور دقیق ۱۹۷ هزار دلار). عجب تر از همه این ها این است که ۱۰۰ هزار دلار شما در طول ۳۰ سال به ۳.۵ ملیون دلار تبدیل خواهدشد. چگونه ممکن است؟ دوازده درصد فقط به معنای ۱۲ هزار دلار به علاوه ۱۰۰ هزار دلار در هر سال است؛ بنابراین ظرف ۳۰ سال تنها باید ۳۶۰ هزار دلار به علاوه ۱۰۰ هزار دلار اولیه حاصل شود که به صورت کلی ۴۶۰ هزار دلار می شود، اما در عوض شما ۳.۵ میلیون دارید.

خب این واقعا عجیب است. مورد عجیبی به نام اثر مرکب! به همین دلیل است که انیشتین اثر مرکب را هشتمین عجایب دنیا نامید. انگار که این موضوع قدرتی مرموز دارد. من می خواهم به شما نشان دهم تا چگونه از این قدرت مانند اهرمی استفاده کرده تا زمان بیشتری برای خودتان ایجاد کنید.

سه روش وجود دارد

۱- اکنون کمی زمان ذخیره کنید تا بتوانید در آینده زمان بیشتری ایجاد کنید.

این مثال اخیرا رخ داد. من می خواستم از طرحی استفاده کنم تا در زمان مسافرت های بین المللی بتوانم به سرعت از صف گمرک و محافظت رد شوم و هر بار در زمان صرفه جویی کنم. آن ها در ابتدا از من خواستند تا فرم های زیاد و خسته کننده ای از اطلاعات شخصی را پر کنم. بعد باید در زمان و مکانی نامناسب برای مصاحبه حاضر شوم. خب من هیچ وقتی برای این کار نداشتم. سبک زندگی من، سبک پرمشغله ای ست و هیچ وقت این کار را جزو اولویت ها دسته بندی نمی کردم.

دو سال به همین منوال گذشت. سپس، بعد از این که در صف های فوق العاده شلوغ گمرک منتظر ماندم، در نهایت تصمیم گرفتم که بس کنم و وارد فرآیند آن طرح شوم. به طور کلی این فرآیند پنج ساعت از وقت مرا گرفت. می دانم که پنج ساعت زمان خیلی زیادی نیست، اما برای من زمان زیادی محسوب می شود. ولی درس بزرگی که یاد گرفتم این است: در هر پرواز و به کمک این سرمایه گذاری پنج ساعته، حداقل ۱۵ دقیقه برایم در وقت صرفه جویی می شود.

من هر سال حدودا صد بار پرواز می کنم. این بدان معناست که آن سرمایه گذاری پنج ساعته همه برایم ۲۵ ساعت اضافی ایجاد می کند که من قبلا از آن بی بهره بودم. ۲۵ ساعت!

بعد از پنج سال، سود این سرمایه گذاری به ۱۲۵ ساعت می رسد که ۱۵.۵ روز کاری است. این یعنی من می توانم دو هفته به مسافرت بروم در حالی که چیزی از کارایی و زمان کاری من کم نشده و تمام آنها به آن سرمایه گذاری ۵ ساعته مربوط می شوند.

شما می توانید در بخش های خیلی زیادی مقدار کمی زمان سرمایه گذاری کنید و مطمئن باشید که زمان پس انداز شده تان مرکب خواهدشد و به زمانی تبدیل می شود که قبلا از آن بی بهره بودید. در موردش فکر کنید. شاید بتواند با اتوماتیک سازی حساب بانکی تان از رفت و آمد مکرر به بانک جلوگیری و بدین شکل چند ساعت پس انداز کنید. شاید بتوانید میز کار و سیستم بایگانی را منظم کنید تا باسرعت بیشتری کارهای تان را انجام دهید. شاید بتوانید چمدانی کامل از لباس ها، وسایل ضروری و... برای سفرها آماده کنید که دیگر وقت زیادی را قبل از هر سفر به بستن چمدان اختصاص ندهید. شاید بتواند دفترچه راهنما یا فایل ویدیویی آموزشی برای کارکنان جدید تهیه کنید تا زمان فرآیند استخدام و آموزش اولیه به نصف کاهش پیدا کند؛ البته با این روش کارآیی آن ها نیز افزایش پیدا می کند.


به من اعتماد کنید. من می دانم که دست کشیدن از کارهای روزمره و مهمی که دارید و اختصاص زمان به انجام این کارها بی فایده به نظر می رسد؛ اما زمانی که این کارها را انجام دهید، اثر مرکب را فعال کرده اید تا شروع به تولید زمان و بهبود کارایی شما کند.

۲- روش دیگری برای تولید زمان کمک گرفتن و واگذاری کارهاست

شما پیشتر نیز این موضوع را شنیده اید اما اجازه دهید به شما کمک کنم تا چگونگی تولید زمان و پول توسط این شیوه را بهتر متوجه شوید. فرض کنیم که هدف امسال شما کسب ۲۵۰ هزار دلار درآمد سالانه است. این یعنی هر ساعت شما ۱۲۵ دلار ارزش دارد. درآمد هدف + ۲۰۰۰ ساعت = نرخ ساعتی شما.

اگر به بخشی از کارهایی که به طور روزانه انجام می دهید نگاهی بیندازید، می بینید که ارزش ساعتی ۱۲۵ دلاری ندارند. بیشتر زمان شما به بایگانی کردن، به روزرسانی نوشته های تان در شبکه های اجتماعی، رفت و آمدهای کاری، تماس های تلفنی بی اهمیت و به طور کلی چنین کارهایی صرف می شود.

شما برای اینکه شخص دیگری این کارها را انجام دهد به او ساعتی ۱۲۵ دلار نمی دهید. اما این کارها برای شما دقیقا همین مقدار هزینه بر می دارد.

بیایید فرض کنیم که همه این کارها باید انجام شوند. این گونه می توانید زمان تولید کنید: اگر بتوانید شخصی را با حقوق ساعتی ۴۰ دلار استخدام کنید (که تقریبا دو برابر حقوق معقول است) تا همه این کارها را انجام دهد، می توانید به کاری بپردازید که برای تان ۱۲۵ دلار در هر ساعت ایجاد کند. به ازای هر ۱.۵ ساعتی که آن فرد به کار بپردازد، یک ساعت کاری کامل برای شما ایجاد می شود.

اگر او ۱۵ ساعت در هفته کار کند، ۱۰ ساعت کاری خواهید داشت که قبلا از آن بی بهره بودید. این مقدار زمان به معنای ۵۲۰ ساعت در سال یا ۶۵ روز کاری خواهد بود. بله، شما باید عملکرد شغلی خود را کاهش دهید و شخص دیگری را پیدا و استخدام کنید. این سپرده ای ست که می توانید در حساب اثر مرکب خود قرار دهید.

اما زمانی که این کار را انجام دهید، مقدار خیلی زیادی زمان به شما هدیه می دهد که قبلا نداشتید.

۳- آخرین راهی که می توانید از آن برای تولید زمان با استفاده از اثر مرکب استفاده کنید از طریق سیستم ها ایجاد می شود.

ایجاد سیستم های درست می تواند در نهایت به آزادی زمانی شما بینجامد. مالکان کسب و کار بی شماری در مورد عدم وجود کنترل در کارها شکایت دارند و ارزش سیستم های درست طراحی شده را دست کم می گیرند.

حتی اگر شما مالک کسب و کار یا مدیرعامل نباشی باز هم مدیرعامل زندگی خود هستید. برای توضیح این مورد خاص از کتاب افسانه کارآفرینی نوشته مایکل گربر استفاده می کنم. ۳ مجموعه مهارت برای راه اندازی یک کسب و کار وجود دارند: مهارت های تکنیکی، مدیریتی و کارآفرینی.


مهارت های تکنیکی به نتیجه، مدیریتی به سفارش و سیستم ها و کارآفرینی به نگرش و مدیریت می پردازند. همه ما در ابتدا با مهارت های تکنیکی آغاز می کنیم. اما اگر نتوانیم به مهارت های کارآفرینانه مان را ارتقا دهیم و مدیر و متخصص مناسبی برای کسب و کار استخدام نکنیم، شکست خواهیم خورد.

بنابراین کسب و کار می تواند بدون مهارت مدیریتی و تکنیکی فرد کارآفرین به شکل کارآمدی در گردش باشد. ما در زمان شروع ۱۰ درصد کارآفرین، ۲۰ درصد مدیر و ۷۰ درصد تکنیسین/ متخصص هستیم. اگر شما بیاموزید که چگونه کارمند استخدام و کارها را به آن ها محول کنید و کمی سیستم بسازید، می توانید این درصدها را به طور مساوی به ۳۳ برسانید.

شاید بتوانید در این سطح هم به موفقیت نسبی برسید، اما خودتان را خسته می کنید، استرس می گیرید و نسبت به شکست آسیب پذیر می شوید. بیشتر افراد نسبتا موفق این گونه عمل و زندگی می کنند. برای آن که واقعا موفق شوید، باید درصدها اختصاص یافته تان به این شکل باشد: ۷۰درصد کارآفرین، ۲۰درصد مدیر و ۱۰درصد متخصص.

کسانی که واقعا در کسب و کارشان موفق هستند دریافته اند که چگونه می توانند تقریبا فقط در نقش کارآفرینی ظاهر شوند و هیچ زمانی را به مدیریت یا تولید نتایج کارآمد اختصاص ندهند. برانسون بیش از ۴۰۰ شرکت دارد که ۱۰۰درصد بدون او عمل می کنند.

شما می توانید با این کار زمان بیشتری ایجاد کنید. در حالی که احتمالا با نقش متخصص شروع به کار کرده اید و به تامین بخش اعظمی از نتایج کارآمد پرداخته اید، باید به سرعت وارد نقش مدیریتی خود شوید. باید همه چیز را سیستماتیک کنید. هر ساعتی را که به ایجاد یک سیستم بگذرانید، ساعات بی شماری به دست می آورید که قبلا نداشتید.

این طور تخمین زده شده که شما و افراد تیم تان حداقل ۴۰ درصد از زمان کاری را به کارهای تکراری می گذرانید. اگر بتوانید سیستمی ایجاد کنید این گونه کارها را انجام دهد، خواهید توانست دخالت مستقیم را حذف کنید یا حداقل به نصف کاهش دهید. تقریبا تمام کارهایی را که انجام می دهید، می توانید به یک سیستم تبدیل کنید. هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، زمان بیشتری به دست می آورید. جادویی ست!