راه های کنفرانس دادن خوب (۱)

قضیه واقعا عجیب است چون اگر در همین حالت هرکدام از آن ۱۰ نفر را جدا جدا ببینیم، می توانیم بنشینیم کنارشان، از ری و روم به هم ببافیم و یک ساعت و نیم مخشان را پیاده کنیم. در حدی که آخرش یا فک خودمان درد بگیرد و یا سر طرف مقابل.


حالا اگر دوباره همه شان را کنار هم جمع کنیم و البته اگر قرار باشد از جایمان بلند شویم و همان حرف هایی که قبلا و در خفا گفته ایم را با صدای بلندتر تکرار کنیم، همان ماجرای قربانی و چوبه دار تکرار می شود و همه چیز به هم می ریزد. با این حساب یک ساعت و نیم پیشکش، حتی ۲ دقیقه همی نمی توانیم بحث را دست بگیریم. در نتیجه باز مجبوریم برگردیم سر خانه اول و از خودمان بپرسیم: «چی شد که این جوری شد؟»

برای صحبت کردن در یک فضای علمی چه چیزهایی را باید رعایت کنیم

هزاران چشم

تجربه صحبت کردن در محیط علمی چیزی فراتر از خواندن دکلمه در جشن های مدرسه یا اجرای مراسم صبحگاه سر صف است. متاسفانه یا خوشبختانه خیلی وقت ها پاس شدن درس و یا از آن بالاتر به دست آوردن مدرک تحصیلی، وابسته به کیفیت سخنرانی و کنفرانس دادن ماست. کار به ظاهر ناخوشایندی که هر چقدر هم از دستش فرار کنیم، بالاخره یک روزی طنابش را می اندازد دور گردنمان و ما را می برد آن بالا پشت جایگاه استاد. پس بهتر است اول ریزه کاری های محیط علمی را اینجا بخوانید و بعد برای خواندن نکات عمومی تر صفحه را ورق بزنید.

سوالات را حدس بزنید

انشاءالله پایان نامه را خودتان نوشته اید دیگر. با این حساب می دانید در کدام بخش ها کم کاری کرده اید، به کدام قسمت ها مسلط ترید و کدام فصل ها قابلیت ادیت کردن دارند. بنابراین خودتان را بگذارید جای استاد داور، با سختگیری تمام، چند تا سوال بپرسید و سعی کنید جواب های قابل قبولی برایش آماده کنید. این جوری اگر بعدا این صحنه در واقعیت تکرار شد، می توانید با آرامش و تسلط از خودتان دفاع کند و استاد را انگشت به دهان بگذارید.

در ضمن با شناسایی روحیات استاد داور و استفاده از تجربیات قربانیان قبلی! ایشان می تواند شما را در پیدا کردن سوالاتی که خواهد پرسید راهنمایی کند. این را هم یادتان باشد که خیلی وقت ها داور محترم سوالاتش را از صحبت های شفاهی شما می پرسد. بنابراین توضیحاتی را در جلسه دفاع مطرح کنید که هم بر آنها مسلط باشید و هم قابلیت به چالش کشیدنتان را نداشته باشند.


وسایل مورد نیاز را همراه داشته باشید

شانس است دیگر، یکهو سر ارائه برق می رود و استاد هم ول کن معامله نیست. پس بهتر است از اسلایدها و مطالبتان یک پرینت داشته باشید تا اگر چنین اتفاقی افتاد پیوستگی و انسجام مطالب به خاطر ندیدن اسلایدها از دستتان در نرود. درضمن برای عوض کردن صفحات اسلاید هم از موس وایرلس استفاده کنید تا مجبور نشوید در تمام مدت نزدیک به کامپیوتر بایستید یا در حال دویدن به سمت آن باشید. البته اگر دوست پایه ای باشد که زحمت این کار را بکشد، نیازی به موس نیست.

پیشمرگ نشوید

اگر قرار است همه دانشجوها در یک روز و سر کلاس درس ارائه بدهند، شما سعی کنید اواسط کار داوطلب شوید، چرا که ارائه دادن در اول ساعت حکم پیشمرگ شدن را برای بقیه دارد. معمولا اول جلسه حواس همه جمع است. استاد با دقت گوش می دهد و آماده اشکال گرفتن است. از آن طرف هم دانشجوها می خواهند برخورد استاد و نمره دادنش را ببینند. در نتیجه ۴۰جفت چشم بدون اینکه پلک بزند، دارد تخته را می پاید. اما همین طور که زمان می گذرد و تعداد بیشتری ارائه می دهند دقت ها کم و کمتر می شود. استرس شما هم طبیعتا با دیدن کنفرانس بقیه و اینکه کسی آن بالا جان نداده پایین می آید.

خلاق باشید

بعضی وقت ها به خاطر کمبود وقت و تعداد زیاد دانشجوها استاد ارائه را دو نفری تعیین می کند. درچنین مواقعی رسم است که یا هر کدام از این دو نفر به نوبت می روند برای ارائه دادن، یا اینکه یکی مطالب را تهیه می کند و یک به تنهایی ارائه می دهد. شما اما خلاقیت به خرج بدهید و با اجازه استاد دو نفری با هم و همزمان ارائه بدهید. این طوری هم فشار و استرس کمتری تحمل می کنید، هم اگر ارتباط خوبی با دوستتان داشته باشید، می توانید با پاسکاری های مناسب استاد و بقیه را جذب روش متفاوت خودتان بکنید. این روش امتحانش را پس داده و فقط نیاز به ابتکار و کمی جسارت دارد.

حواستان به زمان باشد

شما مدیر کل نیستید که بروید آن بالا، هرچقدر خواستید حرف بزنید و کسی هم کاری به کارتان نداشته باشد. خیلی وقت ها (مخصوصا در جلسه دفاع) به ازای دقایقی که هدر داده اید، ازتان نمره کم می کنند. بنابراین از قبل حساب همه چیز را بکنید و چندین مرتبه برای خودتان ارائه بدهید و زمان بگیرید تا به چنین مشکلی بر نخورید. دو سه دقیقه را هم برای اتفاقاتی که ممکن است سر جلسه پیش بیاید، کنار بگذارید. اگر نگاه کردن به ساعت موقع حرف زدن حواستان را پرت می کند، به دوستتان بسپرید تا زمان به نصف که رسید، به شما علامت بدهد. ضمنا ۳۲ تا اسلاید برای یک ارائه ۱۵ دقیقه ای زیاد است. پس تعداد اسلایدها را هم متناسب با زمانی که دارید در نظر بگیرید.


همه چیز را چک کنید

قبل از برگزاری کنفرانس تان سری به محل بزنید و امکاناتش را شناسایی کنید. صرفا حضور فیزیکی یک کنترل و پرده و یک شی آویزان از سقف کافی نیست. حتما از سالم بودن وسایل مطمئن شوید و چک کنید پروژکتور سالن به درستی تنظیم شده باشد تا قسمتی از متن بیرون پرده نیفتد. اگر کلاس یا سالن ارائه خودش کامپیوتر دراد، یک بار اسلایدهایتان را در آن نمایش بدهید تا از به هم نریختن فونت ها و اجرا شدن فیلم ها مطمئن شوید.

چگونه اسلایدهای مناسبی بسازیم

حرفه ای باشید

یک ارائه خوب دانشگاهی به جز فن بیان و خوب حرف زدن نیاز به اسلایدهای تر و تمیز هم دارد. ساختن چنین صفحاتی کار پیچیده ای نیست و با کمی وقت گذاشتن می شود اسلایدهای حرفه ای و خوبی درست کرد. اینجا چندتا از نکاتی که هنگام کار با پاورپوینت لازم است بدانید را برایتان آورده ایم.

- اگر قرار بود همه چیز در اسلاید نوشته شود دیگر نیاز به حضور شما آنجا نبود. چون همه چشم داشتند و آن را می خواندند. درواقع هدف از ساختن اسلایدها بیشتر معرفی تیتروار مطالب و استفاده حداکثری از عکس و نمودار برای بیان راحت تر مطالب است. به همین دلیل گذاشتن مطلب زیاد در اسلایدها نه تنها کار درستی نیست، بلکه حواس خواننده را از صحبت های شما پرت می کند. پس بهتر است در هر اسلاید کمتر از ۴۰ کلمه استفاده شود.

- متن اسلایدها باید طوری باشد که از هر قسمت از سالن به وضوح قابل دیدن باشد. بنابراین بهتر است از فونت های کوچک تر از ۲۰ برای متن و کوچک تر از ۳۶ برای تیتر استفاده نکندی. برای مثال اسلایدی با این ویژگی مناسب است. تیتر با فونت B titr سایز ۴۰ و متن با فونت B mitra سایز ۳۲ و فاصله بین سطور ۱.۵.

- از همه افکت هایی که توی پاورپوینت وجود دارد، نباید استفاه کنید. چون مخاطب شما بزرگسال است. فلقط در حد محدود و برای بولد کردن برخی مطالب سراغ آن بروید. اینکه دائم یک چیزهایی در صفحه در حال رفت و آمد باشند حواس مخاطب را پرت می کند. برای نمونه بد نیست اسلایدهای استیو جابز را ببینید.


- پاورپوینت را با دو فرمت pps و ppt می توانید ذخیره کنید. اگر همین جوری آن را ببندید و سیو کنید، خود به خود با پسوند ppt ذخیره می شود. این طوری موقع بازکردن آن اول خود نرم افزار باز می شود و بعد باید خودتان آن را اجرا کنید. بهتر است موقع ذخیره سازی یک فایل با پسوند pps هم درست کرده و برای ارائه دادن از آن استفاده کنید.

با این کار اسلایدهایتان حالت اجرایی پیدا می کند و فقط به منظور نمایش به کار می رود. درضمن اجازه ویرایش هم به کاربر داده نمی شود.

- سعی کنید سلیقه به خرج بدهید و رنگ متن و تمپلیت و تیتر را متناسب را هم در نظر بگیرید. در ضمن بهتر است به خود نرم افزار اکتفا نکنید و با توجه به کارتان در اینترنت بگردید و تمپلیت های مناسب را از آن دانلود کنید.

- اگر می خواهید خیلی حرف ای باشید و زبانتان هم خوب است، کتاب Slide: ology را بخوانید. این کتاب نوشته Nancy Duarte است و بخش زیادی از آن به مبحث گرافیک می پردازد. نسخه پی دی افش به زبان اصلی را هم به راحتی می توانید از اینترنت بگیرید.