گنجینه‌های پنهان در ‏سازمان اسناد ملی ایران

روزنامه اطلاعات در گزارشی، نوشت: سازمان اسناد ملی ایران یا آرشیو ملی، از جمله سازمان‌هایی است که بسیاری از ما اطلاعات زیادی در مورد آن نداریم، در حالی که این سازمان تخصصی می‌تواند مورد استفاده بسیاری از پژوهشگران، نویسندگان و اهل مطالعه قرار گیرد.

در ادامه این گزارش می خوانیم: وظیفه آرشیو ملی، نگهداری از اسناد بایگانی شده دولتی است، اسنادی که شاید روزی به کار آیند و از دل آن تاریخ، فرهنگ، سیاست و اقتصاد بیرون بیاید. تهیه، حفظ، داده پردازی و نگهداری از این حجم انبوه از اسناد تاریخی کار دشواری است که بر عهده آرشیو ملی است.

آرشیو چیست؟

به محل جمع‌آوری و نگهداری اسناد مربوط به فعالیت‌های ادارات رسمی، مؤسسات گوناگون و

افراد، آرشیو گفته می‌شود. این اسناد وقتی آرشیو می‌شوند که اصول و تشریفات کارهای اجرایی آنها به اتمام رسیده و ضرورت محافظت و بهره‌برداری از آنها ایجاب می‌کند که در شکلی منظم و با قواعدی معین، در محلی گردآوری شوند و از آنها نگهداری شود‎.‎

در ایران، معادلی برای این واژه ساخته نشد و در سال ۱۳۸۷، کارگروه واژه‌گزینی کتابداری در فرهنگستان زبان و ادب فارسی، همین واژه را که در همه زبان‌های دنیا متداول است، پذیرفت و نتوانست کلمه مناسب دیگری را جایگزین آن کند.‏

تاریخچه آرشیو در ایران‏

در کشور ما نگهداری از اسناد و مدارک حکومتی سابقه باستانی دارد. دکتر شهرام یوسفی‌فر معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران درگفت وگو با گزارشگر روزنامه اطلاعات با بیان مطالب فوق می‌افزاید: تاریخچه آرشیو در ایران، به دوران باستان باز می‌گردد.

وجود آرشیوهایی با نام‌های «گنج نبشت» یا «دژنبشت»، خزانه پادشاه، بازیلیکای دیفترای یا بابلیکای دیفترای، سالنامه‌های سلطنتی، خزانه اوراج (اوراق)، خزانه اسناد (زیر مجموعه دیوان رسائل)، خزانه حجت، دیوان بزرگ، دفاتر خلود (زیر نظر انبار دفترخانه دیوان اعلی) و اداره بیوتات و نیز سمت‌هایی چون نگهبانان آرشیو سلطنتی، دیوبان و دفتردار، نشان از وجود اهمیت این نهاد در ایران از دیرباز دارد‏‎.‎

به گفته وی، از زمان ناصرالدین شاه (سال ۱۲۸۳ هجری قمری) که وزارتخانه‌ها به فرمان شاه شکل گرفتند، به مرور بر حجم اسناد تولید شده در دستگاه دولت افزوده شد. از این زمان علاوه بر بخش نگهداری اسناد دربار، اسناد سیاسی در وزارت خارجه و اسناد مالی توسط میرزایوسف خان مستوفی‌الممالک، گردآوری می‌شد، با این حال روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشته‌ها وجود نداشت.‏

با این حال، کار گردآوری اسناد دولتی فقط تا زمان حیات ناصرالدین شاه ادامه داشت، چنانکه فقط چند جلد آلبوم اسناد در عصر مظفرالدین شاه گردآوری و دنباله کار تا مدت‌های طولانی رها شد.‏

دکتر یوسفی‌فر می‌افزاید: در سال ۱۲۸۷، وزارت امور خارجه به تقلید از روش بایگانی‌ کشورهای‌ اروپایی، بایگانی خود را مرتب کرد. در طول سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ با‌ توجه به مشکلات پیـش آمده برای دستیابی‌ به‌ پرونده‌های‌ مالی، یک هیات‌ فـرانسوی و بلژیکی که بـرای‌ اصلاح‌ نظام گمرکی ایران فعالیت‌ می‌کرد، طرحی برای اصلاح نظام بایگانی ارائه‌ دادند و آن را اجرا کردند‎.‎

هسته اولیه آرشیو ملی

پس از آنکه هیات فرانسوی ـ بلژیکی به بازسازی نظام بایگانی پرداخت، در‌ سال‌ 1304‌ به پیشنهاد وزیر مالیه وقت، مجمعی از مقامات رسمی ایران تشکیل و در آنجا موافقت شد‌ که‌ براساس‌ روشی که هیأت فرانسوی ـ بلژیکی ایجاد کرده بود، توصیه‌هایی به سایر مؤسسات و دوایر‌ رسمی‌ شود.

دکتر یوسفی‌فر ادامه می‌دهد: در سال 1309 شمسی‌ برای‌ اولین بار، ایجاد اداره یک مرکز اسناد دولتی در هیأت وزیران تصویب‌ شد و براساس آن کلیه اسناد سال‌های قبل‌ از‌ 1288‌شامل قراردادها، امتیازات و اسناد ایجاد هرگونه‌ مؤسسه‌ دولتی یا سهام مربوط به دولت، قباله‌ها و… به استثنای عهدنامه‌های سیاسی‌ از‌ ادارات جمع‌آوری و به اتاقی‌ که‌ وزارت مالیه‌ در‌ کاخ‌ گلستان در نظر گرفته بود، منتقل شد‌ تا‌ در وضع بهتری نگهداری شود. جمع‌آوری این اسناد، هسته اولیه آرشیو ملی ایران به‌‌شمار‌ می‌آید‎.‎

به گفته وی، در زمان رضاشاه، سیستم نوینی‌ برای‌ اداره‌ اسناد به کار گرفته شد. به گونه‌ای که اسناد و کتاب‌های دولتی و ملی از محل خانه‌ وزیر، به محل وزارتخانه‌های دولتی انتقال و در آن‌جا نگهداری ‌شد.‏

در زمان پهلوی دوم، بایگانی‌های وزارتخانه‌ها با انبوهی از اسناد و مدارک روبرو شدند. این اسناد و مدارک ضمن اینکه فضای زیادی می‌طلبید، روزبه‌روز نیز آثار زوال بر روی آنها پیدا می‌شد. با توجه به مشکلات پیش آمده در سیستم اداری کشور، در سال۱۳۳۲ دولت، بررسی‌ مقدماتی‌ مشکلات‌ تراکم روز افزون اوراق زائد را آغاز کرد و نتیجه آن یک سال بعد در مجلس سـنا مطرح شـد، اما تصمیمی در آن خصوص گرفته نشد.‏

این شرایط تا یک سال بعد ادامه داشت و در نهایت در سال ۱۳۳۳ تهیه و پیـشنهاد لوایـح‌ سه‌گانه‌ تأسیس آرشیو ملّی- امحای اوراق زائد و بایگانی دولتی در سال‌ ۱۳۳۳‌به‌ ابتکار مؤسسه علوم‌ اداری‌، منجر به نگارش اولین طرح اصلاح بایگانی بر اساس سیستم‌های نوین بایگانی در تاریخ امور اداری ایران، توسط آقای یدالله نیازمند شد‏‎.‎

امحای اسناد ‏

بسیاری از اسناد اداری، ارزش نگهداری را ندارند. حجم بزرگی از این اسناد، در بایگانی‌های اداری جمع‌آوری شده بود و فضای زیادی را اشغال کرده بود. در سال 1334، وزارت دادگستری، لایحه‌ای برای اوراق قابل امحا تهیه کرد. این اولین لایحه در مورد از بین بردن نوشته‌ها، اشیا و اوراق غیر قابل استفاده موجود در بایگانی وزارتخانه‌ها، ادارات مستقل و بنگاه‌های دولتی بود که بعد از تأیید نخست وزیر، به مجلسین تقدیم شد.

این لایحه یک سال بعد، در مجلس سنا مطرح شد، ولی به علت ترس سناتورها از امحای اسناد ارزشمند، به تصویب نرسید‎.‎‏ تا اینکه در سال 1341 شورای عالی اداری، مطالعاتی را برای تأسیس آرشیو و حـل مشکل بایگانی‌های راکد دولت شروع کرد. برای‌ انجام این کار، به جز استفاده از نظرات کارشناسان سازمان‌ ملل متحد، 2 کارشناس، طی مأموریتی 8 ماهه، آرشیوهای‌ ملی‌ آمریکا، انگلستان‌ و فـرانسه را مورد بررسی قرار‌ دادند.

دکتر سیروس پرهام، نخستین رئیس سازمان اسناد ملی ایران یکی از این کارشناسان بود. پژوهش‌ها و مطالعات انجام شده، ضرورت انجام‌ امور‌ مربوط‌ به‌ جمع‌آوری، حفظ و نگهداری اسناد ملی‌ و امحای اوراق زائد را در یک سازمان واحد مسلم ساخت. به همین منظور اوایل سال ۱۳۴۴ لایحه تأسیس‌ سازمان اسناد ملی ایران، در شورای‌ عالی اداری‌ تنظیم‌ شد و در سال ۱۳۴۷ لایحه آن به مجلس شورای ملی رفت و تصویب شد.‏

شورای اسناد

یکی از ارکان مهم سازمان اسناد ملی ایران که هم اکنون نیز در حوزه معاونت اسناد ملی قرار دارد، شورای اسناد است. اموری چون تشخیص اوراق زائد قابل امحا و تصویب فهرست مشروح آن‌ها، تصویب آئین‌نامه‌های مربوط به نحوه بررسی و نقل و انتقال پرونده‌های راکد و اسناد ملی، تصویب آیین نامه‌های مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملی و گذاشتن آنها در دسترس عموم و همچنین تدوین تعرفه خدمات در خور ارائه، بر عهده این شوراست. با توجه به این قانون، خاستگاه بخش انبوه و اصلی اسنادی که در سازمان نگهداری و ارائه می‌شود، دولتی ‌است‎.‎

اسناد و کتابخانه ملی

این سازمان در نقش آرشیو ملّی ایران، تا سال 1381 به عنوان سازمانی مستقل مشغول فعالیت بود، تا این که در این سال، بر اساس مصوبه شورای عالی اداری، با کتابخانه ملّی ایران ادغام و سازمانی جدید با عنوان "سازمان اسناد و کتابخانه ملّی جمهوری اسلامی ایران" به وجود آمد و هر دو نهاد پیشین، در آن به عنوان معاونت‌هایی مستقل، شروع به فعالیت کردند‏‎. ‎

دکتر یوسفی‌فر در ادامه گفتگوی خود می‌افزاید: آنچه در معاونت اسناد ملی نگهداری می‌شود، حاصل و عصاره تلاش‌ و کارکرد ادارات، گروه‌ها و بخش‌هایی از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و مؤسسه‌های دولتی است که در این زمینه سرگرم فعالیت هستند. این محصول ارزشمند، "سند" نام دارد که شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، ریزفیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و دیگر اسنادی است که در دستگاه‌های دولتی تهیه شده یا به آنها رسیده است‎.‎

قانون تأسیس سازمان، اهداف عمده ایجاد آرشیو را جمع‌آوری و حفظ اسناد ملّی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد و همچنین صرفه ‌جویی در هزینه‌های اداری و استخدامی، از طریق تمرکز پرونده‌های راکد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحای اوراق زائد، برشمرده است‏‎.‎

وظایف آرشیو ملی

معاونت اسناد، وظیفه سیاستگذاری و تبیین اهداف و برنامه‌ها، دریافت، شناسایی و گردآوری اسناد ملی را از طریق دریافت اسناد انتقالی، اهدایی و خریداری برعهده دارد. ارزشیابی اسناد و ثبت آن‌ها در مجموعه، توصیف و طبقه‌بندی اسناد و آماده‌سازی آن‌ها برای ارائه به پژوهشگران، حفظ و نگهداری و اشاعه اطلاعات با روش‌های گوناگون از جمله برگزاری نمایشگاه‌های سند از جمله فعالیت‌هایی است که در آرشیو ملی انجام می‌شود.

به جز اینها، این سازمان، برگزاری همایش‌ها و نشست‌‌های مرتبط با فعالیت‌های معاونت، اطلاع‌رسانی از طریق وبگاه سازمان و همکاری با دیگر آرشیوها و مراکز اسناد داخل و خارج از کشور را بر عهده دارد‎.‎

روند آرشیو اسناد

ساختمان آرشیو ملی ایران در بزرگراه شهید حقانی، علاوه بر زیبایی، ویژگی‌های منحصر به‌فردی دارد. این ساختمان بر اساس استانداردهای مربوط به حفظ و نگهداری اسناد، ساخته شده است.‏

امین‌الله آزادیان مدیرکل خدمات آرشیوی این سازمان در گفت وگو با گزارشگر روزنامه اطلاعات در مورد فرایند انتقال اسناد به سازمان می‌گوید: فرایند انتقال اسناد از دستگاه‌های دولتی به این صورت است که ابتدا سازمان اسناد با دستگاه‌ها ارتباط برقرار می‌کند و برای اسنادی که در مراکز دولتی بایگانی راکد می‌شود، طبق وظیفه خود تعیین تکلیف می‌کند.

به گفته آزادیان، تعیین تکلیف طبق یک سری مجوزها صورت می‌گیرد و به شورای اسناد ملی می‌رود که شامل ۳ وزیر یا معاون وزیر، دادستان کل کشور و ۲ فرد مطلع از فرهنگ و تاریخ ایران هستند. آنها با توجه به عناوین اسناد راکد و بلااستفاده، تصمیم می‌گیرند و تعیین تکلیف می‌کنند.

شورای اسناد ملی برحسب موضوع مجوز می‌دهد. اگر اسناد مذکور ارزش آرشیوی داشته باشد، به طور دائم به سازمان منتقل می‌شود. اما ممکن است در لابلای این عناوین برخی ارزش آرشیوی نداشته باشند که در این صورت ارزشیابی مجدد می‌شود. برای آن دسته باقیمانده که ارزش آرشیوی ندارند، دستور امحا صادر می‌شود.

امین‌الله آزادیان در مورد پرونده‌هایی که به سازمان می‌رسند، توضیح می‌دهد: پرونده‌هایی که به آرشیو ملی انتقال پیدا می‌کنند، آرشیوی محض هستند، اینها در یکی از اداره کل‌های ما بررسی می‌شوند، در مخازن پیش آرشیوی فهرست نویسی اولیه صورت می‌گیرد و بعد از آن ورود اطلاعات می‌شود. به گفته وی، پس از اینکه ورود اطلاعات کارش تمام شد، به مخزن آرشیوی می‌رود و ما فیزیک پرونده‌ها را آنجا حفظ می‌کنیم.

مخازن سازمان

مخازن مجهز سازمان در ساختمان اصلی قرار دارند. مدیرکل خدمات آرشیوی این سازمان می‌گوید: یک طبقه، شامل 17 مخزن به عنوان مخازن اسناد آرشیوی و 3 طبقه هم مخازن پیش آرشیوی داریم. در مخازن پیش آرشیوی، اسناد بر اساس قدمت و اهمیت مورد بررسی قرار می‌گیرد. مثلا ممکن است اسنادی وجود داشته باشد که دستگاه مربوطه فقط درخواست نگهداری آنها را داشته باشد، این اسناد فهرست نویسی نمی‌شود.

برخی اسناد راکد ممکن است در یک فرایند هنوز نیاز به مراجعه به آن باشد. خود دستگاه مربوطه به ما می‌گوید که مثلا نباید در دسترس عموم قرار بگیرد و یا نباید اطلاعات آن وارد شود.

مخزن اسناد ویژه

مخزن اسناد ویژه مخزنی است که در آن تمبرها، نقشه‌ها، اسنادی که خریداری می‌شوند یا اهدا می‌شوند، نگهداری می‌شود. آزادیان ادامه می‌دهد: ما اینجا در مجموع روی پرونده‌هایی کار می‌کنیم که از دستگاه‌ها می‌آید، اما بخش اهدا و خرید هم داریم. بسیاری از افراد اسناد و وسایلی در منزل دارند که مثلا برای 200 سال پیش است و نگهداری از آنها در منزل مقدور نیست. آنها را می‌آورند اینجا اهدا می‌کنند یا برخی دیگر از افراد اسناد خود را می‌فروشند.

به گفته وی، اکثرا اسناد اهدایی به سازمان به دوره پهلوی و قاجار مربوط می‌شود. یکی از مواردی که اسناد نسبتا زیادی از آن وجود دارد، فرمان‌های شاهان قاجار است. فرمان‌های شاهان قبل از قاجار هم در سازمان وجود دارد، اما عمده اسناد با ارزش ما مربوط به قاجار است.

آزادیان از وجود ۵هزار نقشه فرش در مخزن ویژه سازمان اسناد خبر می‌دهد و می‌گوید: هنوز اسناد زیادی وارد نشده، برای همین هنوز عدد و رقم نداریم.‏‎ ‎حدود ۷۰۰ هزار پرونده را ورود اطلاعات کرده‌ایم که برخی از پرونده‌ها ممکن است یک تا ۱۰۰ برگ باشد.‏

چگونگی استفاده از اسناد

اسناد آرشیو شده در سازمان اسناد، برای بسیاری از پژوهشگران می‌تواند گره گشا باشد، اما چگونه می‌توان به این اسناد دسترسی پیدا کرد؟

آزادیان در این مورد می‌گوید: در ابتدا فرد پژوهشگر باید به سایت سازمان مراجعه کند و فهرست سندی که به آن نیاز دارد را پیدا کند، بعد از آن می‌تواند برای استفاده از سند به خود سازمان مراجعه کند و از روی فهرست به سرعت به سند یا اسناد دسترسی پیدا می‌کند و درخواست می‌دهد.

بعد از ارائه درخواست، ممکن است سند مذکور اسکن شده باشد یا نباشد. اگر اسکن شده باشد و سطح دسترسی آن هم آزاد باشد، بلافاصله برای استفاده در دسترس فرد قرار می‌گیرد. اما اگر اسکن نشده باشد، به سرعت در نوبت اسکن قرار می‌دهیم. به گفته وی، فرایند اسکن چند سالی است که راه افتاده است و اسناد آرشیوها اسکن می‌شود، اما تا پیش از آن صرفا اسنادی درخواستی اسکن می‌شدند.

آزادیان در مورد سطح دسترسی توضیح می‌دهد: ممکن است برخی دستگاه‌ها در مورد پرونده‌های ارسالی خود محدودیت دسترسی درخواست کند، مثلا اعلام می‌شود، فلان پرونده‌ها، 10 سال در دسترس نباشد. حتی ممکن است این پرونده‌ها فهرست نویسی هم شده باشند، اما به درخواست دستگاه مربوطه، دسترسی به آن محدود می‌شود.

برنامه‌های جانبی

آرشیو ملی ایران، جندان شناخته شده نیست، اما در واقع این پیشینه، سابقه و هویت ماست که در مخازن سازمان جا دارد. به گفته آزادیان، از لابه لای اسناد چیزهای زیبایی می‌توان پیدا کرد که کار محقق کارکشته و حرفه‌ای است. چه بسا واقعا افرادی اهل مطالعه و تحقیق هستند، ولی نمی‌دانند در اینجا چه گنج‌های گران‌بهایی وجود دارد. برای همین سازمان برنامه‌های جانبی برای معرفی برگزار می‌کند.‏

یکی از نمایشگاه‌هایی که اینجا داشتیم در مورد شیلات ایران بود. شیلات از سال 1332 ملی شد. در زمان نخست وزیری دکتر مصدق. قبل از آن و از قدیم الایام شیلات وجود داشت، ولی شیلات جنوب دست انگلیسی‌ها و شیلات شمال در دست روس‌ها بود. به نمایش درآمدن اسناد، توجه بسیاری را جلب کرد و ما درصدد هستیم از این قبیل نمایشگاه‌ها را برگزار کنیم.