برگزاری مناقصه چگونه است؟

سازمان‌ها، ارگان‌ها و شرکت‌های دولتی که به کالاها و خدمات نیاز دارند، تلاش می‌کنند برای صرفه‌جویی در بودجه خود، اقلام مورد نیاز خود را با قیمت‌های بسیار مناسب و پایین تهیه کنند. به طور کلی می‌توان گفت خرید کالاها و اقلام مورد نیاز از سوی این سازمان‌ها به سه طریق صورت می‌گیرد. برخی از خریدها بسیار کوچک هستند که تنها با تحقیق در خصوص قیمت، از طریق یک فاکتور رسمی کالای مورد نیاز خریداری می‌شود. گروه دوم از معاملات حجم بیشتری دارند و سازمان و یا شرکت مورد نظر از طریق دریافت استعلام با در نظر گرفتن کیفیت و تایید مسئول تدارکات، کالای مورد نظر را خریداری می‌کند. اما اگر حجم معاملات بسیار گسترده باشد این معاملات به صورت مناقصه برگزار می‌شود.

مراحل برگزاری مناقصات

در برگزاری مناقصات مراحلی وجود دارد که هر یک از این مراحل باید به ترتیب برگزار شوند تا فرایند مناقصه به پایان برسد. هر یک از این مراحل بسیار مهم به شمار می‌آیند چرا که در صورت‌عدم رعایت هر یک از این مراحل امکان برگزاری مناقصات وجود نخواهد داشت.

• تامین منابع مالی: اولین مرحله، تامین منابع مالی است. مناقصه گزار یا سازمان و شرکتی که قصد خرید کالا یا محصولات را دارد، ابتدا باید منابع مالی خود را مشخص کرده و متناسب با بودجه‌ای که در نظر گرفته است، فراخوان مناقصه را منتشر کند. ممکن است برخی از سازمان‌ها به دلیل کمبود بودجه، برای خرید کالاهای مورد نیاز خود در طی سال، در چندین مرحله مناقصه را برگزار کنند. همانطور که تامین کننده به عنوان مناقصه‌گر موظف است تا کالاهای مورد نیاز مناقصه‌گزار را در زمان تعیین شده تحویل دهد، مناقصه‌گزار نیز باید پرداختی‌های خود را طبق توافق و بندهای قرارداد پرداخت کند. بنابراین تامین منابع مالی برای مناقصه گزار اولین مرحله برای برگزاری مناقصه است.
• نوع مناقصه: در مرحله بعدی باید نوع مناقصه مشخص شود. مناقصات که می‌توانند به صورت عمومی یا محدود، تک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای برگزار شوند، هر یک دارای شرایط متفاوتی هستند. این مناقصه گزار است که با توجه به اهدافی که در نظر دارد، نوع مناقصه را مشخص کند. مناقصات عمومی از طریق انتشار آگهی در سایت‌ها و روزنامه‌های کثیرالانتشار اطلاع‌رسانی می‌شوند، اما برای مناقصه‌های محدود به صورت خصوصی و تنها برای کسانی که واجد شرایط هستند، دعوت نامه ارسال می‌شود.
• تهیه اسناد: در مرحله بعدی باید اسناد مورد نیاز تهیه و منتشر شوند. این اسناد شامل آیتم‌های مختلفی هستند که هر یک باید با دقت آماده شوند. مندرجات در اسناد می‌تواند در هر مناقصه‌ای متفاوت باشد. این مناقصه گزار است که با توجه به شروط، ضوابط، اهداف و بودجه‌ای که در نظر گرفته است، اسناد را تنظیم می‌کند. در مناقصات، اسناد در سه پاکت جمع آوری می‌شوند تا ارزیابی مدارک راحت‌تر و آسان‌تر انجام شود. از جمله اسنادی که باید توسط مناقصه‌گر تکمیل و ارسال شود می‌توان به اسناد ارائه قیمت و اسناد ضمانت نامه اشاره کرد. این مرحله به دلیل اهمیتی که دارد، اسناد آن توسط افراد با تجربه و متخصص در این زمینه ارزیابی می‌شود تا از نظر حقوقی و قانونی بعد از مناقصه برای مناقصه گزار و مناقصه‌گر مشکلاتی رخ ندهد.
• فراخوان مناقصه: فراخوان مناقصه مرحله دیگری است که از این طریق مناقصه گزار، برگزاری مناقصه را اطلاع‌رسانی می‌کند. فراخوان مناقصه می‌تواند به صورت چاپ در روزنامه‌های کثیرالانتشار و یا درج در سایت‌های معتبر باشد. ارتباط گستران هزاره به عنوان یک سایت مرجع در زمینه مناقصات، مزایدات و استعلام بها، به طور یکپارچه تمام فراخوان‌های مناقصه را منتشر می‌کند. پس از انتشار فراخوان و در دسترس قرار گرفتن آگهی برای کاربران، افراد واجد شرایط و کسانی که علاقمند در مناقصه هستند، آگهی را پیگیری می‌کنند.
• ارزیابی پاکت‎ها:پس از ارسال پاکت‌ها از سوی مناقصه‌گران، در مرحله بعدی باید پاکت‌ها مورد ارزیابی قرار بگیرند. ارزیابی پاکت‌ها از سوی کارشناسان متخصص انجام می‌شود تا افرادی که واجد شرایط هستند، برای برنده شدن در اولویت قرار بگیرند.
• معرفی برنده: در مرحله پایانی با معرفی فرد برنده، مناقصه به پایان می‌رسد. اما پایان مناقصه، آغاز همکاری فرد برنده با مناقصه گزار است. بین طرفین قراردادی امضا می‌شود که در این قرارداد تعهدات هر دو سمت ذکر شده و خسارات و زیان‌هایی برای‌عدم تعهد در نظر گرفته می‌شود.

سخن پایانی

خرید کالا با قیمت پایین و یا اجرای پروژه با کمترین هزینه، مهم‌ترین هدف برگزاری مناقصه است. به عنوان مناقصه گزار باید در زمینه خرید کالا و یا انجام پروژه‌ها اطلاعات کافی داشته باشید تا بتوانید مناقصه را به خوبی کنترل کنید. از سوی دیگر اگر قصد شرکت در مناقصه را دارید باید تمام شروط در اسناد را با دقت مطالعه کنید تا بتوانید بهترین تصمیم را برای قیمت پیشنهادی ارائه دهید.