با وظایف یک مدیر خوب آشنا شوید

وب‌سایت چطور - میلاد حمیدی: مدیریت از مباحث مهم و اساسی هر سازمانی است: چطور برای انجام امور برنامه‌ریزی کنیم، یک سازمان‌دهی کارا و اثربخش برای شرکت خود داشته باشیم، کارکنان را رهبری کنیم و به آنها انگیزه بدهیم و برای کسب اطمینان از پیشرفت برنامه‌ها و میزان دستیابی به اهداف، سیستم کنترل ایجاد کنیم؟ مدیریت خوب، پایه و اساس شروع کسب‌و‌کار، رشد و حفاظت از آن برای دستیابی به موفقیت مورد انتظار است. این مقاله را بخوانید تا ببینید که تعریف مدیریت چیست.

به این دو اشتباه فکر کنید:

اشتباه اول: مدیر ارشد بانک، مدیر بازاریابی خود را به خاطر اشتباهی که در آن مقصر نبوده، در مقابل سایرین با عصبانیت به باد انتقاد می‌گیرد.

اشتباه دوم: شرکت Guidant (تولیدکننده‌ی الکتروشوک قلب) با تأخیری سه ساله و بعد از خرابی ۴۵ دستگاه، مرگ ۲ بیمار، و به کار گذاشتن ۷۷٪ از دستگاه‌ها در بدن بیماران برای جمع‌آوری ۵۰،۰۰۰ دستگاه الکتروشوک معیوب اقدام کرد.

این دو حاصل مدیران بد و مدیریت بدتر از آن بود. آیا جای تعجب است که شرکت‌ها به مشاوران مدیریتی سالانه نزدیک به ۱۵۰ میلیارد دلار برای گرفتن مشاوره در خصوص اصول اولیه‌ی مدیریت می‌پردازند، اصولی مثل نحوه‌‌ی رهبری اثربخش کارکنان، سازمان‌دهی کارآمد شرکت یا مدیریت فرآیندها و پروژه‌های عظیم؟ این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا با برخی از اصول بنیادی، که این مشاوران مدیریت در امور شرکت‌ها به‌کار می‌گیرند آشنا شوید.

مدیریت یعنی …


بسیاری از مدیران امروز کار خود را با جوشکاری در یک کارخانه، شستن بشقاب‌های رستوران‌، شاگردی در یک لباس‌فروشی یا تی‌کشیدن راهروها شروع کرده‌اند. همین‌طور، بسیاری از شما هم، مسیر شغلی خود را از کارهای درجه چندم شروع خواهید کرد و در این مسیر به آرامی به مدارج بالا خواهید رسید. هیچ راه بهتری برای کسب آگاهی از رقابت، مشتریان و کسب‌و‌کار وجود ندارد. اما خواه شما مسیر شغلی خود را این‌گونه آغاز کنید یا به عنوان سرپرست شروع به کار نمایید، شغل شما به عنوان مدیر، انجام دادن کار نیست، بلکه کمک کردن به دیگران در انجام کارهاست.

مدیریت یعنی گرفتن کارهای انجام شده توسط دیگران. پت کریگان (Pat Carrigan)، مدیر سابق یک مدرسه‌ی ابتدایی که بعدها به سِمت مدیریت کارخانه‌ی تولید قطعات جنرال موتورز رسید، می‌گوید: «من هیچ وقت قطعه‌ای نساخته‌ام، و هیچ برنامه‌ای برای این کار ندارم. این شغل من نیست. شغل من ساختن محیطی است که در آن قطعه‌سازان بتوانند مسئولانه قطعاتی سالم بسازند که از نظر قیمت، رقابتی باشد و همچنین به کار خود افتخار کنند. لازم نیست من حتما بدانم که ساختن یک قطعه چه ارتباطی با این موضوعات دارد.»

توضیح پت کریگان درباره‌ی مسئولیت‌های مدیریتی نشان می‌دهد که مدیران باید به کارایی و اثربخشی در فرآیندها توجه داشته باشند. کارایی یعنی انجام کارها با حداقل تلاش، هزینه یا اتلاف. برای مثال، شرکت یونایتد پارسل سرویس (United Parcel Service)، یک شرکت پستی در آمریکا، که سالیانه ۳.۵ میلیارد مرسوله را به مقصد می‌رساند، با استفاده از یک سیستم برنامه‌ریزی بارگیری و مسیریابی کاملا کامپیوتری توانسته است، سالانه به میزان حدودا ۵۳ میلیون لیتر در مصرف سوخت صرفه‌جویی کند.

این سیستم به کامیون‌های بارگیری محلی، مکانی را که باید مرسوله‌ها را به کامیون‌های تحویل برسانند نشان می‌دهد (برای به حداکثر رساندن تعداد مرسوله‌های هر کامیون)، تعداد مرسوله‌ها و توقف‌های رانندگان و مسیر حرکت‌ آنها را از پیش تعیین می‌کند (برای به حداقل رساندن زمان، فاصله و هزینه‌ی سوخت) و محل دقیق مرسوله در کامیون را به راننده اطلاع می‌دهد (برای به حداقل رساندن زمان جست‌وجو در هر توقف).

کارایی به خودی خود برای تضمین موفقیت کافی نیست. باید مدیران در جهت رسیدن به اثربخشی نیز تلاش کنند. اثربخشی یعنی به انجام رساندن وظایف در جهت برآوردن اهداف سازمانی، مثل رضایت‌مندی مشتری و خدمات به مشتریان.

وظایف مدیریت


هنری فایول (Henri Fayol)، مدیرعامل یکی از شرکت‌های بزرگ فولاد، از بنیان‌گذاران عرصه‌ی مدیریت محسوب می‌شود. او بر اساس تجربه‌ی ۲۰ ساله‌ی خود به عنوان مدیرعامل، اعتقاد دارد که به طور کلی بیش از هر چیزی موفقیت یک شرکت به توانایی مدیریتی رهبران آن شرکت وابسته است تا توانمندی‌های فنی. به عبارت دیگر، شرکت eBay (بزرگ‌ترین شرکت حراج آنلاین)، به دلیل توانمند‌ی‌های مدیریتی مدیرعامل خود مِگ وایتمن (Meg Whiteman) به موفقیت رسید نه توانایی او در برنامه‌نویسی کامپیوتر.

از نظر فایول، مدیران برای موفقیت ۵ وظیفه‌ی مدیریتی را بر عهده دارند: برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، هماهنگ‌سازی، فرماندهی و کنترل. البته امروزه بسیاری از کتاب‌های مدیریتی هماهنگ‌سازی را حذف کرده‌اند و به جای فرماندهی از لغت رهبری استفاده می‌کنند. در نتیجه، امروزه وظایف مدیریتی فایول عبارتند از برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، رهبری و کنترل. مطالعات نشان داده‌اند مدیرانی که این وظایف مدیریتی را به خوبی انجام می‌دهند، مدیران بهتری هستند. مثلا، هر چه یک مدیرعامل زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی کند، شرکت او سودآورتر خواهد بود. شرکت AT&T در طی یک دوره‌ی ۲۵ ساله متوجه شد کارکنانی که مهارت‌های برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری بهتری دارند با احتمال بیشتری می‌توانند به مشاغل مدیریتی ترفیع پیدا کنند و حتی به رده‌های بالای مدیریتی برسند.

دلیل این موضوع روشن است. مدیران وقتی برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، رهبری و کنترل خوبی بر شرکت داشته باشند، بهتر می‌توانند به شرکت خود خدمت کنند. حال بیایید نگاه عمیق‌تری به این وظایف مدیریتی بیندازیم.

۱. برنامه‌ریزی


برنامه‌ریزی به معنای تعیین اهداف سازمانی و ابزاری برای دستیابی به آنهاست. برنامه‌ریزی یکی از بهترین روش‌های بهبود عملکرد به حساب می‌آید. به وسیله‌ی برنامه‌ریزی، کارکنان تشویق می‌شوند که بیشتر تلاش کنند، رفتار خود را در جهت دستیابی به اهداف تنظیم می‌کنند و به روش‌های بهتر برای انجام کار خود بیندیشند. اما مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی برای شرکت‌ها این است که آنها سودآوری بیشتر و رشد سریع‌تری نسبت به شرکت‌هایی دارند که این کار را انجام نمی‌دهند.

مثلا پاسخ سؤال «کسب‌و‌کار ما چیست؟» در برنامه‌ریزی استراتژیک نهفته است. اگر شما بتوانید به این سؤال در ۲ جمله یا کمتر پاسخ دهید، آنگاه می‌توان گفت که برنامه‌ریزی بسیار شفافی برای کسب‌و‌کار خود دارید.

رکس تیلرسون (Rex Tillerson)، مدیرعامل شرکت اِکسان (Exxon) دقیقا می‌داند که شرکت در چه کسب‌و‌کاری حضور دارد و مهم‌تر از آن در چه کسب‌و‌کاری فعالیت نمی‌کند. گوگل هم به همین ترتیب. اگرچه شرکت گوگل درآمد خود را از طریق تبلیغات اینترنتیِ جست‌وجو‌ محور کسب می‌کند، اما به جای اینکه بگوید در حوزه‌ی تبلیغات فعالیت دارد، کسب‌و‌کار خود را «سازمان‌دهی اطلاعات جهان» بیان می‌کند. با اینکه گوگل با صرف هزینه‌ی ۱.۶۵ میلیارد دلاری شرکت یوتیوب (YouTube) را خریداری کرد، اما با وجود یوتیوب هم به کاربران در دستیابی و سازمان‌دهی محتوای ویدئویی یاری می‌رساند.

۲. سازماندهی


سازمان‌دهی به معنای تصمیم‌گیری در این خصوص است که در کجا باید تصمیمات اتخاذ شود، هر کسی چه وظایفی دارد و سلسله مراتب در شرکت چگونه است. به صفحه‌ی اصلی وب‌سایت یاهو (Yahoo) بروید و یک نگاه کلی به بخش‌های مختلف آن از جمله اخبار، ایمیل، پیام رسان (messenger)، خرید (خودرو، مسکن و …)، کسب‌و‌کارهای کوچک و خدمات ویژه (دانلود، موبایل و وب‌سایت شخصی) بیندازید. چطور می‌توان این همه عنوان و فعالیت را سازمان‌دهی کرد؟ یاهو این کار را از طریق دو گروه مشتری یعنی مخاطب و تبلیغ‌کننده/ناشر و گروه تکنولوژی انجام می‌دهد.

گروه مخاطب مسئولیت محصولات یاهو در جست‌وجو، رسانه، مجامع و ارتباطات را بر عهده دارد. گروه تبلیغ‌کننده/ناشر تبلیغ‌کنندگان و آژانس‌ها، کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط، تبلیغ‌کنندگان محلی، نمایندگان فروش و ناشران را از طریق اینترنت به مشتریان هدف‌شان متصل می‌کند. در نهایت، گروه تکنولوژی به واسطه‌ی ایجاد توانمندی‌ها و پلتفرم‌های فنی و تکنولوژیکی از کل سازمان پشتیبانی می‌نماید. مدیرعامل یاهو می‌گوید «ما بر این باور هستیم که داشتن یک سازمان مشتری‌مدار‌تر با پشتیبانی تکنولوژی‌های قدرتمند، به توسعه‌ی تجربیات پیشرفته برای ارزشمندترین جمعیت مخاطب سرعت خواهد بخشید.»

۳. رهبری


سومین اصل در تعریف مدیریت، رهبری است. رهبری یعنی انگیزه دادن به کارکنان برای تلاش بیشتر در جهت دستیابی به اهداف سازمانی. وقتی آنه مالکاهی (Anne Mulcahy) مدیرعامل شرکت زیراکس (Xerox) شد، این شرکت با داشتن ۱۷.۱ میلیارد دلار بدهی و تنها ۱۵۴ میلیون دلار دارایی، در مرز ورشکستگی قرار داشت.

علاوه بر این، سیر نزولی درآمد و سیر صعودی ضرر باعث شده بود که ارزش سهام شرکت از ۶۴ دلار به تنها ۴.۴۳ دلار برسد. مالکاهی اذعان می‌کند که پذیرش مسئولیت بیرون کشیدن شرکت از ورطه‌ی ورشکستگی او را به وحشت انداخت. او در این باره می‌گوید «هیچ چیز من را به اندازه‌ی از خواب‌پریدن در نیمه‌شب و فکر کردن به ۹۶ هزار کارمند و بازنشسته و اتفاقات بد آینده به وحشت نمی‌انداخت.» با این حال، او این سِمت را پذیرفت.

مالکاهی که هر روز به دو تا سه شهر برای گفت‌وگو با مدیران و کارمندان زیراکس سفر می‌کرد از آنها می‌خواست حتی به اندازه‌ی یک دلار هم که شده به فکر صرفه‌جویی باشند و یادآوری می‌کرد که تنها چند روز برای فروش در این سه‌ ماهه باقی مانده است. مالکاهی می‌گوید «چیزی که من در زیراکس به آن توجه فراوانی دارم، حفظ روحیه و انگیزه در شرکت است. به نظر من حفظ روحیه مهم‌ترین عاملی است که ما را برای رسیدن به نتیجه توانمند می‌سازد. افراد باید احساس کنند که مشارکت آنها اهمیت دارد. من بخش اعظمی از زمان خود را با مشتریان و کارکنان گذراندم و برای ما به عنوان رهبران شرکت هیچ چیزی بیشتر از برقراری ارتباط با این دو بخش تعیین‌کننده، اهمیت نداشت.»

امروز در نتیجه‌ی رهبری مالکاهی و تلاش و کوشش کارکنان زیراکس، این شرکت توانست مجددا روی پای خود بایستد و سودآوری و ثبات مالی گذشته را کسب کند.

۴. کنترل


آخرین وظیفه مدیران کنترل کردن است. کنترل به معنای نظارت بر پیشرفت دستیابی به اهداف و اتخاذ تدابیر اصلاحی در هنگام عدم پیشرفت است. فرآیند اساسی کنترل شامل تعیین استاندارد برای دستیابی به اهداف، مقایسه‌ی عملکرد واقعی با استاندارد و اِعمال تغییرات برای بازگرداندن عملکرد به حالت استاندارد می‌شود.

خطوط هوایی کانتیننتال (Continental Airlines) به منظور کاهش هزینه‌ها (استاندارد) برای بازگرداندن سودآوری خود (هدف)، تصمیم گرفت که به جای دادن کل قوطی‌ نوشیدنی به مسافران، فنجان‌های کوچک نوشیدنی به آنها بدهد (اقدام اصلاحی). سخنگوی شرکت، از این اقدام دفاع می‌کند و می‌گوید «مهمان‌داران به ما گفته‌اند که کیسه‌های زباله بعد از هر پرواز پُر از زباله‌های نوشیدنی‌ها می‌شود و ما مجبور می‌شویم نصف نوشیدنی‌ها را دور بریزیم.» اگرچه شرکت کانتیننتال هنوز به مشتریانی که یک قوطی کامل درخواست می‌کنند نه نمی‌گوید، اما همین تصمیم باعث صرفه‌جویی سالیانه ۱۰۰ هزار دلاری شرکت شده است.