مشکلاتی که بهره‌ وری ما را کاهش می‌دهند

چطور می‌توانید کارآیی خود را بهبود دهید؟ پاسخ واضح است؛ هدفی تعیین کنید، طرحی برای آن در نظر بگیرید و آن را عملی کنید. البته همه‌ی ما می‌دانیم که این ایده‌ی خوبی است اما به همان اندازه مطمئن هستیم که در مورد ما چیزی را عوض نخواهد کرد! مانند وقتی که بوکسوری را در رینگ مبارزه می‌بینیم و از دور تشویقش می‌کنیم تا حریف را ناک‌اوت کند.

اجازه دهید سوال را طور دیگری مطرح کنیم: چه عواملی باعث می‌شود که تلاش مفید نداشته باشید؟ شاید با پاسخ به این سوال بتوانیم مشکلات را شناسایی کرده و به دستاوردهای بهتری برسیم. در مجموع ۵ مشکل وجود دارد که می‌تواند مانع پیشبرد فعالیت‌های ما شود که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم داشت.

و اینجا است که تعلل کردن می‌تواند کارگشا باشد. "پاول گراهام" در این خصوص می‌گوید: سه نوع تعلل در انجام کارها وجود دارد: در نوع اول می‌توانید انرژی خود را مطوف به انجام کاری کنید که هیچ اهمیتی دارد. در نوع دوم کار مورد نظر اهمیت کمی دارد و در نوع سوم از اهمیت بالایی برخوردار است. تعلل نوع سوم بهترین حالت به تعویق انداختن است. فیلم "پرفسور حواس‌پرت" (absent-minded professor) درباره‌ی استاد دانشگاهی است که کارهای روزانه‌ی خود مانند اصلاح صورت، خوردن غذا و حتی مقصدی که می‌رود را فراموش می‌کند چرا که ذهنش معطوف سوالات جالبی است. از این رو توجهی به دنیای روزمره ندارد و تمام حواسش را روی کار خود متمرکز می‌کند.

شاید در وهله‌ی اول این پیشنهاد شوخی به نظر برسد. در صورتی که چنین نیست. پرفسور "سون کارلسون" مطالعاتی روی مدیران عامل چند شرکت انجام داد. نتایج تحقیقات نشان داد که هیچ کدام از این مدیران طولانی‌تر از ۲۰ دقیقه نتوانستند کار خود را بدون وقفه و عامل بازدارنده انجام دهند.

از این رو به آن‌ها پیشنهاد شد که قبل از آمدن به شرکت، ۹۰ دقیقه از کار خود را در منزل انجام دهند. چرا که فقط در محیط خانه شانس افزایش تمرکز وجود داشت. با این حال نبود تمرکز همه‌ی ماجرا نیست. همیشه نبود عوامل منفی باعث پیشرفت کارآیی و افزایش بهره‌وری نمی‌شود. یک سری عادات بی‌فایده وجود دارد که باید از آن‌ها دوری کرد.

با این حال چنانچه تلاش و اراده به خرج دهید، می‌توانید کمک کنید که قشر جلویی مغز پیروز این میدان شود و توجه و متمرکز شما صرف کار شود. با تکرار و تمرین، عبارتی این چنین را جایگزین پیام‌های قبلی در درسال استریاتوم مغز خود کنید: "معمولا به سرعت به سراغ تهیه‌ی گزارش کار می‌روم." قبل از هر چیز لازم است که عادت‌های بد خود را بشناسید. در قدم بعدی نقشه‌ای طراحی کنید که مسیر شما را برای انجام عادت‌های بد سخت کند.

تحقیقات انجام شده توسط "برایان وانزینک"، استاد دانشگاه کرنل نشان داده است سخت کردن فرآیند تهیه‌ی غذا باعث کاهش وزن و کمتر خوردن افراد می‌شود."شان ایچور" کارشناس شادی دانشگاه‌ هاروارد با اشاره به نتایج این پژوهش "قانون ۲۰ ثانیه" را مطرح می‌کند. برای مثال شان در این خصوص می‌گوید: چنانچه بیش از حد تلویزیون تماشا می‌کنید، باتری‌های کنترل را برداشته و دوباره سر جای خود بگذارید. همین ایجاد تاخیر ۲۰ ثانیه‌ای باعث می‌شود که تعداد دفعات تماشای تلویزیون کاهش پیدا کند.

قرار نیست مسیر را برای ادامه‌ی عادت‌های بد خود هموار کنیم. چرا که این عادت‌های ناسالم می‌توانند ساعت‌ها زمان مفید را از ما بگیرند. پس لازم است که برای انجام آن‌ها کمی ‌به خود سخت بگیریم. نتایج یک بررسی نشان داده است که با افزایش میزان ساعت کار مدیران عامل در هند، فروش این شرکت‌ها افزایش پیدا کرده است.

تیم در ادامه می‌گوید: ایجاد احساس خطر مهم‌ترین بخش قضیه است. در اینجا منظور از خطر، در نظر گرفتن عواقب است. این پاداش‌ها و تنبیه‌ها کمک می‌کند که در مسیر انجام هدف خود قرار بگیرید و نوعی انگیزه برای ترک نکردن کار ایجاد می‌کند.

نتایج یافته‌های پژوهشگران نشان داده است که درک منافع شخصی می‌تواند نوعی احساس خطر به وجود آورد که همین عامل میزان تعهد کاری را افزایش می‌دهد. به طوری که می‌توان گفت، انگیزه‌های شخصی ۷۵ درصد مسیر موفقیت ما را می‌سازند.

قرار دادن پاداش برای انجام وظایف کسل کننده و حتی ساده بسیار موثر است. اما در مورد کارهایی که پیچیده‌تر بوده یا نیاز به خلاقیت دارند، چندان کارآمد تلقی نمی‌شوند. "دن پینک" که یکی از نویسندگان آثار پرفروش است در این باره می‌گوید: پاداش گذاشتن برای کارهای خلاقانه یا پیچیده که افق زمانی بلند مدت دارند، جواب نمی‌دهد. البته نه به این علت که ما پاداش‌ها و تشویق‌ها را دوست نداریم. بلکه برعکس، ما عاشق پاداش‌هایمان هستیم. اما در بعضی زمینه‌ها، پاداش‌ها دید ما را نسبت به موضوع محدود می‌کنند.

بنابراین آگاهی به جای پاداش لازم است که به دنبال عمیق‌تر کردن انگیزه‌هایمان باشیم. برای مثال از خود بپرسید: "چرا انجام این کار برای من مهم است؟" وقتی "معنا" را در کار خود احساس نکنیم، انگیزه‌ی پیشبرد آن را هم نخواهیم داشت. "نوح گلدشتاین" نویسنده‌ی کتاب "بله! ۵۰ روش معتبر برای ترغیب افراد" می‌گوید: آدام گرانت، پژوهشگر فعال در زمینه‌ی رفتار سازمانی، در بررسی‌های خود به این نتیجه رسید کارگرانی که معنا و اهمیتی در شغل خود نمی‌بینند، نمی‌توانند توانایی‌های بالقوه‌ی خود را به ثمر برسانند. از این رو گرانت، احساس اهمیت و ارزشمند بودن را عاملی برای ایجاد انگیزه برشمرده است که می‌تواند در سازندگی افراد تاثیر شگرفی داشته باشد.

دن پینک از این نیروی محرکه به نام "هدف" یاد می‌کند و در این خصوص می‌گوید که در حین کار ممکن است این سوالات در ذهن ما ایجاد شوند: " آیا کار من اهمیت دارد؟ اگر امروز این کار را انجام ندهم، اوضاع به هم می‌ریزد؟ آیا واقعا سهمی‌ در به ثمر رساندن این کار دارم؟"

طبیعتا وقتی احساس کنیم که کار ما منجر به دستاورد خواهد شد، کارآیی لازم را از خود نشان خواهیم داد. البته این مسئله امری کاملا بدیهی و منطقی است. اما این نکته را هم در نظر بگیرید که ما انسان‌ها همیشه هم منطقی فکر نمی‌کنیم. پس چه مشکل دیگری وجود دارد که باعث رکود ما می‌شود؟