۱۰ اصل اساسی در طراحی سالن همایش حرفه ای

سالن همایش، محیطی با ابعاد بزرگ و پتانسیل های فراوان است. در این شرایط، نیاز است تا با استفاده از یک طراحی استراتژیک از تمام ظرفیت های محیط به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. یک طراحی ایده آل سالن همایش، بهره برداری شما را از محیط به طرز چشم گیری افزایش می دهد. این محیط، قبل از هر چیز فضایی برای به اشتراک گذاشتن ارزش ها و هر آن چیزی است که به سازمان و تجارت شما معنا می دهد. شما با استفاده از 10 اصل پیش رو می توانید یک فضای تاثیر گذار و حرفه ای برای اشتراک گذاری دستاوردها و برگزاری مراسم های تان داشته باشید. این نکات طلایی را از دست ندهید!

اصل اول؛ چه چیزی و برای چه مخاطبی ارائه خواهد شد؟

مهم ترین موضوع در طراحی تمام سالن ها، هدف افراد در استفاده از ابعاد و امکاناتی است که در اختیار آن ها قرار می گیرد. پاسخ به این سوال می تواند جزئیات مهمی را در نحوه طراحی و تجهیز سالن همایش مشخص کند. همایش شما چه تعداد مخاطب خواهد داشت؟ فضای شما پاسخگو چه تجهیزاتی خواهد بود؟ چطور سالن همایش تان را با مخاطب، نیاز و بودجه خود متناسب سازی کنید؟ سوالاتی از این قبیل، موارد بسیار مهم و اساسی هستند که باید قبل از هر چیزی به آن ها پاسخ دهید.

اصل دوم؛ امکانات تصویری این بار کمی متفاوت است!

امکانات تصویری سالن همایش می تواند شامل پروژکتور یا صفحه نمایش های بزرگ باشد. ابعاد و نوع تجهیزات در این سالن ها باید به شکلی طراحی شود که تمامی افراد دید مناسبی به مطالب داشته باشند. در برخی از موارد نیز هر یک از اعضای حاضر در جلسه، دارای یک مانیتور شخصی است که ارتباط و کیفیت ارائه بسیار بالا تر می رود. در این حالت امکان مشارکت بهتر و سریع تر، بیشتر می شود. در این بخش نیز همچنان می توان از تخته، لپ تاپ و موارد این چنینی برای ارائه حرفه ای بهره برد.

اصل سوم؛ کیفیت صدا را بالا ببرید

سیستم صوتی باکیفیت یکی از ضروریات طراحی و ساخت سالن همایش است. مانند سیستم تصویری، سیستم صوتی نیز باید به گونه ای باشد که صدا با کیفیت بالا و یکسانی به تمامی حضار رسانده شود. در این بخش از اسپیکر های قوی و متعدد، بلندگو ها و سیستم های ارتقاء کیفیت صدا مانند فضای آکوستیک استفاده می شود. این فضا از اکوشدن صدا جلوگیری می کند و کیفیت صدا را بالا می برد. همچنین از خروج صدای سالن و ورود آلودگی صوتی در روند جلسه جلوگیری می کند.

امروزه برای ایجاد چنین فضایی، بیشتر از دیوارهای آکوستیک و پشم سنگ در بین دیوار ها استفاده می شود. شما می توانید با داشتن سقف های گنبدی و بلند و با کمک گرفتن از سطوح نرم مانند پوشش صندلی و موکت ها، به آکوستیک بودن فضا کمک کنید.

اصل چهارم؛ توجه به نورپردازی سالن همایش

نورپردازی سالن همایش بسیار مجهز تر از محیط های دیگر است. بااین حال، براساس نوع ارائه مورد نظر، بودجه و دیگر موارد می تواند در مدل های متفاوتی ارائه شود. در این سالن ها به نورافکن های قوی و سقفی نیاز خواهید داشت. منابع نوری دیواری و سقفی، تابلوهای نوری، لامپ های LED، سیستم کنترل نورپردازی برای مدیریت و تغییر روشنایی محیط و سن سالن همایش از مواردی است که باید در این بخش به آن ها توجه ویژه ای داشته باشید. حتما می دانید اگر نورپردازی صحیحی نداشته باشید کیفیت ارائه و تاثیر محیط شما بر مخاطب بسیار کاهش پیدا می کند که اصلا شرایط دلخواهی نخواهد بود.

اصل پنجم؛ صندلی سالن همایش بالا برنده کیفیت جلسات

در انتخاب نوع صندلی و چیدمان به راحتی و اصول ارگونومیک توجه بسیاری داشته باشید. یک محیط راحت از مهم ترین المان ها ی حفظ مخاطب است. صندلی ها می توانند بر اساس مخاطب، نوع ارائه و ابعاد محیط به شکل مسطح یا شیب دار (برای ابعاد بزرگ) جاگذاری شوند. فاصله صندلی ها باید به شکلی باشد که افراد تردد راحتی داشته باشند. فاصله ردیف ها در طراحی سالن همایش باید به صورت یکسان باشد؛ اما فاصله عرضی می تواند براساس نوع چینش مانند سبک چینش قاره ای متفاوت باشد.

در این بخش بسیار اهمیت دارد که زاویه دید افقی و عمودی مخاطب را در نظر بگیرید تا دید مناسبی نسبت به ارائه ها داشته باشند و کیفیت ارتباط و تعامل حفظ شود.

اصل ششم؛ توجه به ظرفیت تفکیک محیطی

همان طور که قبل تر به آن اشاره شد، سالن های همایش پتانسیل بسیار بالایی برای طراحی دارند. این محیط ها می توانند دارای اتاق گریم، اتاق انتظار، اتاق استراحت و اتاق کنترل و فرمان، پشت صحنه و... نیز باشند.

اصل هفتم؛ توجه به گرمایش و سرمایش + تهویه هوا

یکی از مسائلی که معمولا کمتر به آن توجه می شود تهویه و مسئله گرمایش و سرمایش سالن های همایش است. توجه به این موارد یکی از اصول اولیه در طراحی و تجهیز سالن همایش است و بی توجهی به این بخش یا استفاده از تجهیزات بی کیفیت در آن باعث ایجاد فضایی نامناسب می شود. این حالت نیز نارضایتی افراد را در پی خواهد داشت. وجود اکسیژن کافی و دمای مناسب برای داشتن جلسه ای موثر بسیار قابل توجه است.

اصل هشتم؛ سالن همایش باید کجا قرار بگیرد؟

سالن همایش باید در نقطه ای مناسب از فضای شما قرار گرفته باشد. نه آن قدر دور باشد که افراد از رفت و آمد خسته شوند، نه آن قدر نزدیک که شلوغی محیط در تردد و فعالیت افراد اختلال ایجاد کند. نزدیکی به سرویس های خدماتی و سرویس های بهداشتی شرایطی ایده آل برای مخاطبین شما ایجاد می کند و باعث افزایش احساس راحتی و رضایت آن ها می شود.

اصل نهم؛ طراحی فضای ورود و خروج استاندارد سالن همایش

فضای ورود و خروج عادی و اضطراری نیز اهمیت دارد؛ چراکه تعداد نفرات حاضر در سالن های همایش زیاد هستند. بر همین اساس، باید فضای مناسبی برای تردد راحت آن ها ایجاد کرده و تا جای ممکن از تجمع و همهمه جلوگیری کنید. همچنین عرض مناسب راهرو برای ورود و خروج بهتر افراد حدود 140 سانتی متر است که باید در اجرای سالن همایش درنظر بگیرید.

اصل دهم؛ دکوراسیون سالن همایش نمایانگر زیبایی و فرهنگ سازمانی

دکوراسیون سالن همایش می تواند بر تاثیر مثبت ارائه بیفزاید. استفاده از رنگ های مرتبط با سبک ارائه ها و فرهنگ سازمانی شرکت، سادگی و زیبایی، خلاقیت و سرزندگی افراد را بیشتر می کند و به آن ها تجربه ای به یاد ماندنی هدیه می دهد.

تمام اصول طراحی سالن همایش در یکجا

سالن همایش فضایی برای به اشتراک گذاری ایده ها و تعاملات حرفه ای است. برای داشتن چنین فضایی ابتدا باید بدانید که مخاطب شما چه کسانی هستند و نیازمند چه تجهیزاتی خواهید بود؟ در قدم های بعدی امکانات تصویری و صوتی خود را مورد توجه قرار دهید. به نورپردازی مناسب محیط های بزرگ توجه کنید و نور کافی را در محیط فراهم سازید. از صندلی های ارگونومیک با چینش مناسب استفاده کنید. سالن های همایش ظرفیت های مناسبی برای طراحی اتاق ها با کاربری های متفاوت مانند اتاق گریم، اتاق انتظار و... دارند. توجه به گرمایش، سرمایش و تهویه هوا بسیار ضروری است. سالن همایش شما باید در جایی قرار بگیرد که خیلی دور یا خیلی نزدیک به محل اصلی شرکت نباشد. از دکوراسیون مناسب که نمایانگر فرهنگ سازمانی شماست و تاثیر محیط را چند برابر می کند نیز غافل نشوید!