معیار انتخاب نرم افزار های اتوماسیون اداری چیست؟

در دنیای امروزی با توجه به پیشرفت تکنولوژی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، خیلی زود به حیاتی ترین ابزار سازمان ها تبدیل شد. نرم افزار اتوماسیون اداری از نوعی ماژول های خاص و منحصر به فردی تشکیل شده است که تاثیر مستقیمی در افزایش بهره وری و بهبود عملکرد نیز می گذارد. حال لازم به ذکر است که اگر فعالیت های یک سازمان از جلمه گزارشات، مکاتبات اداری، کنترل و نظارت و... را بر پایه یک نرم افزار اتوماسیون اداری ضعیف انجام دهید ابتدای کار متوجه نقص آن نخواهید شد اما قطعا پس از مدتی شما متوجه چالش ها و نقص های آن می شوید، اما چون مقادیر زیادی از اطلاعات شما وارد این نرم افزار شده است تغییر آن بسیار مشکل خواهد بود. حال با این تفاسیر جهت انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری در میان نرم افزار های عرضه شده دربازار، باید طبق معیارهای انتخاب اتوماسیون اداری هوشمند که در ادامه مورد بررسی قرار داده ایم نیز گام بردارید.

معیار انتخاب نرم افزارهای اتوماسیون اداری

ساختار سازمانی

یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید درک درستی از چارت سازمانی، قابلیت ویرایش این چارت و همچنین قابلیت شناخت پست سازمانی افراد و رتبه و جایگاه هر یک از کاربران را داشته باشد، در غیر این صورت امکان تنظیم و دسترسی این افراد به سیستم وجود نخواهد داشت. یک نرم افزار اتوماسیون حرفه باید دقت و سادگی را در اولین قدم برای کاربرانش فراهم کند.

یکپارچه سازی با نرم افزار های کاربردی

یکی از معضلات بسیاری از کاربران نصب و استفاده از نرم افزار های متفاوت در یک سیستم می باشد که نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده قابلیت یکپارچه سازی با نرم افزار های کاربردی کاربران را از نصب نرم افزارهای گوناگون بی نیاز می کند. به عنوان مثال یکپارچگی با ایمیل و Microsoft wor از ابتدایی ترین نوع این نیاز ها است.

قابلیت مکاتبات محرمانه

نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیتی را ارائه کرده اند که در آن کاربران می توانند نامه ای را ارسال کنند و پس از مدت زمان مشخص آن نامه از سیستم حذف شود، حتی این نامه ها قابلیت چاپ و دانلود ندارد که این معیار سبب محرمانه ماندن نامه ها می شود.

مدیریت فرم و فرایند

در کنار نرم افزار اتوماسیون ادرای سازمان ها از نرم افزارفرایندهای کسب و کار(BPMS) نیز بهره مند هستند، که امکان تعریف و طراحی فرم ها، مدیریت و کنترل جریان گردش آن ها در سازمان را به صورت تحت وب در اختیار کاربران قرار می دهد.

گزارش گیری هوشمند

با استفاده از قابلیت گزارش گیری هوشمند می توانید از میزان صرفه جویی در هزینه های سازمان در زمان استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مطلع شوید، همچنین لازم به ذکر است که این معیار قابلیت گزارش گیری هوشمند از مکاتبات سازمانی ، تعداد نامه های ثبت شده، تعداد ارجاعات و اطلاعات کلی سیستم و رفتار کاربران را نیز فراهم آورده است.

نسخه موبایل اتوماسیون اداری

نرم افزار های اتوماسیون اداری با استفاده از این قابلیت امکان گردش اطلاعات، مکاتبات و فرایندها در سامان، به شکل آنلاین و آفلاین در هر جا و در هر زمان نیز از طریق تلفن همراه و تبلت نیز فراهم آورده است، این قابلیت برای افراد پر مشغله سازمان بسیار مفید خواهد بود.

جستوجوی هوشمند و معناگرایانه

کاربران با استفاده از این قابلیت علاوه بر نامه های درخواستی می توانند نامه های مشابه و مرتبط را نیز پیدا کنند، لازم به ذکر است که این قابلیت طبق عنوان، بدنه، نامه های مرتبط و.... نیز صورت می گیرد.

قابلیت کاهش حجم داده هنگام انتقال

استفاده از این معیار در نرم افزار های اتوماسیون اداری سبب کاهش حجم داده ها و انتقال آن ها نیز می گردد، همچنین در برخی از نرم افزارها تصاویر بدون افت کیفیت و به صورت کاملا بهینه در سازمان گردش پیدا می کنند که بدین صورت 80 درصد کمتر از پهنای باند شبکه سازمان استفاده و اشغال می گردد.

یکپارچگی با شبکه های اجتماعی

امروزه اشتراک گذاری نامه ها، ارجاع نامه ها، مدیریت کارتابل و جلسات از طریق شبکه های اجتماعی امکان پذیر است که نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از قابلیت یکپارچگی با شبکه های اجتماعی سبب افزایش سرعت در عملکرد کارکنان نیز شده است.

قابلیت تبدیل گفتار به متن

نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از قابلیت تبدیل گفتار به متن امکان ارسال سریع و دقیق نامه ها را برای کاربران خود فراهم کرده است.

سینک سرور یا چند سازمانی

برخی سازمان های غیر متمرکز به علت محدودیت زیر ساختی و گستردگی جغرافیایی در استفاده از سرور های متمرکز مشکل دارند که با استفاده از معیار سینک سرور نرم افزار های اتوماسیون اداری می توانند در تعاملات خود نیز بهبود ایجاد کنند.

عملیات مربوط به نامه ها وارده

امکاناتی چون ثبت پیوست، رونوشت و فوریت برای هر نامه، ثبت مشخصات نامه های وارده، انجام ارجاعات، الصاق انواع ضمیمه ها به نامه، امضا الکترونیکی، اعلانات و.... نیز برخی از قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری است که در مکاتبات اداری می توان انجام داد.

عملیات مربوط نامه صادره

مسائل مختلفی از قبیل حفظ سوابق و تاریخچه نامه های ارسالی به هر مخاطب یا مشتری، ثبت خودکار مشخصات نامه های ارسالی، قالب های مختلف، تایی نامه های از پیش ارسال، و.... نیز از قابلیت های مهم در رابطه با نامه های ارسالی می باشد که نرم افزار های اتوماسیون اداری باید داشته باشند.

قابلیت بایگانی

این معیار بدین معنا می باشد که یک سیستم اتوماسیون اداری باید به طور خودکار فعالیت های مربوط به نرم افزار بایگانی اسناد در مکاتبات یک سازمان را انجام دهد. برخی از این فعالیت ها عبارت اند: انواع بایگانی ها، امکان جستجو، خودکار سازی امور بایگانی و....

قابلیت مدیریت جلسات و تقویم سازمانی

در گذشته هماهنگی جلسات و قرار ملاقات ها بر عهده نیروهای انسانی بود اما امروزه این فعالیت ها برعهده نرم افزار های اتوماسیون اداری نیزسپرده شده است.

معرفی طراح و تولید کننده نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

امروزه به عنوان یکی از پیشگامان موفق در حوزه نرم افزار های اتوماسیون تحت وب، که با توجه به نیازها و الزامات مختلف سازمان ها اقدام به طراحی و تولید نرم افزارهای اتوماسیون اداری می کند می توان به شرکت نرم افزاری یگانه اشاره کرد. که به سازمان ها کمک می کند تا فرایندهای خود را بهبود بخشیده و بهره وری را افزایش دهند. نرم افزار اتوماسیون این شرکت دارای ویژگی ها و امکانات بسیار فراوانی می باشد که برخی از آن ها عبارت اند از: مدیریت ایمیل ها، دریافت و ارسال نامه ها از طریق فکس، ارجاع و گردش نامه، امکانات کارتابل اتوماسیون اداری ،قابلیت اسکن و بایگانی مدارک و داده ها، چند سازمانی بودن نرم افزار تحت وب، امنیت بالا، تقویم جلسات کاری، فرم سازی قوی و...