دورکاری در زمان کرونا؛ چطور می‌توان شرایط کاری را بهتر کرد؟

برترین‌ها: گوگل، مایکروسافت، توییتر، هیتاچی، اپل، اسپاتیفای و بسیاری از شرکت‌های جهانی دیگر از بریتانیا تا ایالات متحده و از ژاپن تا کره جنوبی، در طی چند روز گذشته و در بحبوحه انتشار ویروس کووید ۱۹، برنامه‌های اجباری دورکاری را پیش گرفته‌اند.

به دنبال اعلام رسمی سازمان جهانی بهداشت مبنی بر همه‌گیری جهانی ویروس کرونا، دور از واقع نیست اگر فرض کنیم که کار از 'دفتر خانگی' برای بسیاری از ما امر عادی تازه‌ای خواهد شد.

برخی از کارمندان برای اولین بار از خانه کار می‌کنند، یعنی فهمیدن اینکه چگونه در محیط جدید بر سر وظایف خود بمانند ممکن است چندان موفقیت‌آمیز نباشد. اما روش‌هایی برای تحویل به موقع کار و اجتناب از دیوانه شدن بر اثر تنهایی وجود دارد، که از برپا کردن یک فضای کار خوب تا راه‌های ارتباط با تیم کاری را در بر می‌گیرد.

راه‌های ارتباطی را باز کنید

چه در زمان شیوع ویروس کرونا و چه در هر زمان دیگری، یکی از موارد کلیدی دورکاری ارتباط شفاف شما با مدیرتان است تا بدانید دقیقا چه انتظاری از شما می‌رود.

باربارا لارسن، استاد مدیریت دانشگاه نورث‌وسترن در بوستون، می‌گوید: " از مدیرتان بخواهید که اگر امکان دارد ۱۰ دقیقه تماس تلفنی برای شروع و جمع‌بندی روز کاری داشته باشید. در اغلب موارد، مدیران به چنین چیزی فکر نکرده‌اند. "

شرکت‌های بزرگ و کوچک سراسر دنیا شروع به معرفی برنامه‌های اجباری دورکاری کرده‌اند تا فاصله‌گیری اجتماعی برای جلوگیری از انتشار ویروس کووید۱۹ را ترویج کنند.

به گفته لارسن بیشتر افراد روز کاری خود را در تماس نزدیک با مدیرشان می‌گذرانند، که به معنای ارتباط راحت و بدون دردسر است. اما با دورکاری دیگر چنین امکانی وجود ندارد و حتی قطع ارتباط احتمال بیشتری دارد اگر شرکت شما به کار از راه دور عادت نداشته باشد. برای مثال، ممکن است مدیر شما عادت به مدیریت افراد به صورت مجازی نداشته باشد، یا شرکت شما مجموعه ابزار‌های حاضر و آماده‌ای برای کارمندان از راه دور نداشته باشد؛ ابزار‌هایی مانند اپلیکیشن چت یا اپلیکیشن ویدئوکنفرانس زوم.

اما حتی برای آن‌هایی که به دورکاری عادت دارند، کار از خانه می‌تواند حس بی‌نظمی و انزوا داشته باشد. بر اساس یک مطالعه که سال گذشته شرکت توسعه نام تجاری بافر روی ۲۵۰۰ کارمند دورکار انجام داده است، تنهایی دومین چالش گزارش شده از سوی پاسخ‌دهندگان بوده است که ۱۹درصد جمعیت مورد مطالعه آن را تجربه کرده‌اند. تنهایی می‌تواند به افراد حس بی‌انگیزگی دهد و از بازده کاری آن‌ها بکاهد.

بنابراین وقتی از خانه با مدیر و اعضای تیم خود ارتباط داشته باشید، این در صورتی می‌تواند کمک کند که تا حد امکان ارتباطی غنی یعنی رو در رو و سریع باشد که به گفته لارسن تماس‌های ویدئویی اسکایپ و زوم این ویژگی‌ها را دارند.

سارا ساتن، مدیرعامل و بنیانگذار فلکس‌جابز که یک وبسایت کاریابی دورکاری است، می‌گوید: "از دل برود هر آنکه از دیده رود می‌تواند یک مشکل واقعی برای دورکاران باشد. بهترین دورکاران به طور منظم با همکاران و مدیران خود در تماس هستند "که این از طریق ابزار‌های متعددی امکانپذیر است.

با دورکاری مانند یک کار واقعی رفتار کنید

همچنین برخی توصیه‌های بی‌زمان برای دورکاری وجود دارد که می‌توان به آن‌ها عمل کرد. برای مثال، صرفا به این دلیل که می‌توانید با پیژامه در خانه بگردید به معنای آن نیست که واقعا باید این کار را انجام دهید. لارسن توصیه می‌کند که "دوش بگیرید و لباس بپوشید. با دورکاری مانند یک کار واقعی رفتار کنید. "

اگر در خانه دفتر کار ندارید، تا جایی که می‌توانید فضای مخصوصی برای کار ایجاد کنید. ساتن می‌گوید: "وقتی افراد شروع به دورکاری می‌کنند نداشتن فضای مجهز برای دفتر خانگی می‌تواند به طور موقت بازده کار آن‌ها را کاهش دهد. " او می‌گوید که دو مونیتور و یک صفحه‌کلید و ماوس بی‌سیم کار او را در خانه پربارتر می‌کند.

یک دوچرخه‌سوار در ایتالیا بر روی دوچرخه ثابت در خانه تمرین می‌کند تا مجبور به ترک خانه‌اش نباشد در حالی که سراسر کشور در بحبوحه همه‌گیری جهانی ویروس کووید ۱۹ در قرنطینه کامل است.

بنابراین به جای دراز کشیدن با لپ‌تاپ روی تخت، چیزی سنجیده‌تر را امتحان کنید. راه حل می‌تواند به سادگی جابجایی میز کنار تخت به گوشه‌ای ساکت از خانه، گذاشتن کامپیوترتان روی آن و نشستن روی یک صندلی با پشتی صاف باشد. همانگونه که پشت میز کار در محل کارتان می‌نشینید. (در ضمن حواس تان به مشکلاتی که نشستن مداوم پشت کامپیوتر برای گردن و مچ دست و دیگر نقاط بدن ایجاد می‌کند باشد.)

این همچنین می‌تواند نشانه مهمی باشد برای کسانی که با شما زندگی می‌کنند تا بدانند که شما "سر کار "هستید. کریستن شاکلی، استادیار روانشناسی دانشگاه جورجیا، می‌گوید: "در خانه خود مرز‌هایی را مشخص کنید تا اعضای خانواده شما بفهمند: وقتی در بسته است، وانمود کنید که من خانه نیستم. "

با یک فضای کار اختصاصی که شما بتوانید آنجا تمرکز داشته باشید، بهره بردن از مزیت‌های دورکاری ساده‌تر خواهد شد. در یک نظرسنجی که شرکت فلکس‌جاب سال گذشته از ۷۰۰۰ کارمند پرسیده است، ۶۵درصد گفته‌اند که وقتی از خانه کار می‌کنند بازده بیشتری دارند و از مزیت‌های دورکاری به وقفه‌های کمتر از جانب دیگر همکاران، درگیری کمتر با سیاست‌بازی‌های دفتر کار و استرس کمتر ناشی از سفر به محل کار اشاره کرده‌اند.

با این حال همچنین تمام کردن روز کاری نیز اهمیت دارد. در نظرسنجی شرکت بافر، بیشترین شکایت افراد از دورکاری ناتوانی از گسستن ذهنی پس از اتمام کار است.

شاکلی پیشنهاد می‌کند که اگر شما نمی‌توانید به محل کار سفر کنید یا به یک دفتر فیزیکی وارد یا از آن خارج شوید، که به طور واضح مرز‌های روز کاری را مشخص می‌کند، "وقفه‌های روانی " می‌تواند به شما کمک کند که در در وضعیت روانی درست قرار بگیرید: مانند یک بازه ۲۰ دقیقه‌ای آماده‌سازی و خوردن چای یا قهوه در صبح و ورزش بعد از کار که نشانه شروع و پایان روز کاری شما باشد.

شاکلی می‌گوید: "حتی اگر مسئله نگهداری از بچه نداشته باشید، همچنان خیلی راحت ممکن است فکر کنید حالا که خانه هستم سریع لباس‌ها را در ماشین لباسشویی بیندازم. شما باید خود را در چارچوب ذهنی قرار دهید که واقعا در حال کار هستید. "

از حس انزوا دوری کنید

همچنان، حتی با همه ابزار‌های ارتباطی آنلاین، ماهیت تحمیلی و ناگهانی انتقال از دفتر کار به محیط خانه می‌تواند برخی افراد را مجبور به تقلا برای عادت به تغییرات تازه کند.

نیکلاس بلوم، استاد اقتصاد دانشگاه استنفورد که در مورد دورکاری سخنرانی TED ارائه کرده، می‌گوید: "ویروس کرونا همه را وادار به این نوع افراطی کار از خانه کرده است. " به گفته او دو نوع دورکاری وجود دارد: دورکاری کوتاه‌مدت یا موردی، و دورکاری دائمی و تمام وقت. پرفسور بلوم می‌گوید: "مانند آن است که بخواهیم ورزش سبک را با تمرین برای ماراتن مقایسه کنیم. "

نوع دوم دورکاری همچنان نادر است و به گفته بلوم تنها ۵ درصد از نیروی کار آمریکا می‌گویند که دورکاری تمام‌وقت می‌کنند. در مورد ویروس کرونا واضح نیست نیروی کار برای چه مدتی در خانه خواهد ماند، که مشکلات اضافه‌ای پیش رو قرار می‌دهد. برای مثال، اگر بچه‌ها هم به دلیل تعطیلی مدارس در خانه بمانند، کار کردن برای والدین سخت‌تر خواهد بود، که به معنای آن است که ارتباط نزدیک با مدیران حیاتی خواهد بود و مدیران نیز باید شرایط والدین را درک کنند.

کارشناسان می‌گویند ارتباط تصویری با کیفیت بالا مانند تماس‌های ویدیویی در هنگام دورکاری با انزوا مقابله می‌کند، ضمن اینکه یکپارچگی تیمی و بازده کاری را حفظ می‌کند.

انزوای ادامه‌دار همچنین می‌تواند تاثیر بالقوه بر روحیه و بازده کاری داشته باشد. به همین دلیل لارسن پیشنهاد می‌کند که تیم‌های کاری تلاش کنند تا ظاهر عادی و رفاقت همکاران را به روش‌های غیرمتعارف حفظ کنند. برای مثال مهمانی مجازی پیتزا یا ساعت خوشی از راه دور راه بیندازند تا کارمندان از طریق چت یا اسکایپ نوشیدنی خود را با هم شریک شوند.

لارسن می‌گوید که این روش خوبی برای نزدیکی همکاران است. ممکن است عجیب باشد، اما وقتی همه همین احساس را داشته باشند وضعیت جالب می‌شود. توصیف لارسن از وضعیت موجود ذهنیتی است که می‌گوید "همه با هم در این وضع همراه هستیم. "این ذهنیت "کمی سبک‌سری و سهل‌گیری به فضایی می‌دهد که در غیر اینصورت بسیار دشوار می‌بود. "

ساتن هم از ایده برگرداندن فعالیت‌های اجتماعی داخل فضای دفتر کار به فضای آنلاین حمایت می‌کند و می‌گوید: "تولد‌ها را جشن بگیرید و برای دستیابی به اهداف کاری و تکمیل شدن پروژه‌ها تشویق عمومی کنید. برای محاوره‌های خودمانی و گپ زدن‌های کنار آبخوری دفتر کار هم وقت بگذارید. "

روحیه خود را حفظ کنید

اشتباه نکنید، این اوقات مضطرب‌کننده است. سرخط منفی اخبار، نگرانی درباره نزدیکان بیمار یا سالمند و مقابله با وسوسه خرید و انبار دستمال توالت همه می‌تواند پاسخ دادن به ایمیل‌های کاری را از اولویت خارج کند. اما هرچه بیشتر برای ارتباط با همکاران خود تلاش کنید، شانس بیشتری برای دوری از حس انزوایی خواهید داشت که می‌تواند منجر به افسردگی شود.

پرفسور بلوم می‌گوید: "روی هم رفته به نظرم یک دوره کوتاه مدت دو تا چهار هفته‌ای دورکاری تمام وقت از نظر اقتصادی و فردی دشوار، اما قابل تحمل است. یک دوره طولانی‌تر دو یا سه ماهه دورکاری تمام وقت، اما می‌تواند هزینه‌های جدی برای اقتصاد و سلامت به دنبال داشته باشد. "

از نظر او راه حل این مشکل شامل ارتباط‌های تا حد ممکن بیشتر آنلاین از طریق تماس‌های ویدیویی و ارتباط مداوم با مدیر است، به خصوص برای کارمندانی که تنها زندگی می‌کنند ممکن است بیشتر احساس انزوا کنند. همچنین برگزاری مرتب جلسه‌های بدون هیچ برنامه کاری مانند نوشیدن همزمان قهوه یا نوشیدنی.

اگر شما مدیر هستید، فراهم کردن ارتباط روشن با کارمندان بر دوش شماست و همینطور حفظ روحیه حیاتی است. به گفته لارسن "این روز‌ها مضطرب یا افسرده شدن خیلی آسان است. " پس اگر مدیر هستید "وجود استرس و دشواری را به رسمیت بشناسید. وظیفه شما آن است که برای تیم خود نقش سردسته هوراکشان مسابقات ورزشی را ایفا کنید. "

این به ویژه نکته کلیدی است اگرافراد مجبور به دورکاری به مدت بیشتر از چند هفته باشند که احتمالش زیاد است. لارسن توصیه می‌کند: "به نوعی هنجار‌هایی جدید بسازید. روحیه تیم را حفظ کنید. "

منبع: bbc